10 tips voor het opstellen van een vaststellingsovereenkomst

Je wil afscheid nemen van één van je werknemers. Bijvoorbeeld omdat hij disfunctioneert.

Of er is gewoon sprake van een mismatch.

Het kan ook zijn dat je moet reorganiseren.

Maar in plaats van dat je een procedure start, ga je in overleg met je werknemer om te kijken of je er samen uitkomt. Je intentie is om een vaststellingsovereenkomst te sluiten. Ook wel beëindigingsovereenkomst genoemd. Je gaat met wederzijds goedvinden uit elkaar.

Waar denk je aan in het kader van de voorbereidingen en eventuele onderhandelingen? En wat neem je op in de (concept) vaststellingsovereenkomst?

Even kort: wat is een vaststellingsovereenkomst?

Even kort. Want als je dit leest, weet je het waarschijnlijk wel. Termen die voorbij komen zijn: beëindigingsovereenkomst of overeenkomst met wederzijds goedvinden. Maar in de praktijk wordt meestal de term vaststellingsovereenkomst of nog korter ‘VSO’ genoemd. En met dit laatste wordt bereikt dat partijen ter beëindiging of ter voorkoming van een onzekerheid of een geschil afspraken met elkaar maken.

Verder voldoet de vaststellingsovereenkomst aan vereisten, zodat de vertrekkende werknemer aanspraak kan maken op een WW-uitkering.

1. Check de opzegtermijn

Je werknemer wil namelijk aansluitend aan het einde van het dienstverband aanspraak kunnen maken op een WW-uitkering als hij nog geen andere baan heeft. En daarvoor is het – over het algemeen – gewenst dat je de opzegtermijn in acht neemt die geldt voor jou als werkgever.

Wil je een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd tussentijds beëindigen? Dan moet je wel een tussentijdse opzegtermijn hebben afgesproken met elkaar. Zo niet, dan heb je een zware dobber. Dus zorg ervoor dat die arbeidsovereenkomst op orde is. Lees dit blog en dit blog over het hoe en wat.

Gaat het om een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd dan check je uiteraard ook even de opzegtermijn.

2. Bied je wel of geen beëindigingsvergoeding aan in de vaststellingsovereenkomst?

Alhoewel het niet verplicht is om een transitievergoeding te betalen als je een deal met elkaar sluit, doe je er wel goed aan om hier op zijn minst even over na te denken.

Als je de vaststellingsovereenkomst sluit omdat je werknemer in jouw ogen verwijtbaar heeft gehandeld dan zal je niet snel geneigd zijn om een vergoeding te betalen. Of je werknemer is nog te kort in dienst. Ook dan hoef je er niet over na te denken. Let in dat kader van het laatste er wel even op dat de berekening van de transitievergoeding per 1 januari 2020 verandert.

Tip: in geval van een ontslag na twee jaar ziekte krijg je de transitievergoeding waarschijnlijk gecompenseerd. Hoe je daarvoor in aanmerking komt, lees je hier.
Nog een tip: wil je voorkomen dat de afgesproken vergoeding eventueel naar erfgenamen gaat? Neem daarover dan iets op in de vaststellingsovereenkomst.

3. Heeft je werknemer al uitzicht op ander werk?

Uit de rechtspraak volgt dat je werknemer dat moet melden. Het kan geen kwaad hier ook iets over op te nemen in de vaststellingsovereenkomst. Zeker als je een hoge beëindigingsvergoeding met elkaar afspreekt, kan dat de moeite lonen.

In deze uitspraak oordeelde het Hof Arnhem-Leeuwarden dat het niet vertellen van (uitzicht op) werk elders voorafgaand aan ondertekening vaststellingsovereenkomst waarin wordt uitgegaan van werkloosheid na afloop arbeidsovereenkomst reden was voor ontslag op staande voet. Ook was er sprake van ernstig verwijtbaar handelen.

Lees meer over concreet uitzicht op werk en de vaststellingsovereenkomst in mijn blog over dat onderwerp.

4. Stel je je werknemer vrij van werkzaamheden?

Als het niet meer gezellig wordt met elkaar kan dit een overweging zijn. Ook als je werknemer nog een stuwmeer aan verlofdagen heeft, loont het de moeite hem ze te laten opnemen voor einde dienstverband. Heeft hij die niet, maar stel je hem wel vrij? Dan kan dat als onderdeel van een vergoeding worden beschouwd.

Mag je werknemer tijdens de vrijstelling van het werk wel elders zijn handen vuil maken? Regel goed of nevenarbeid wel of niet toegestaan is.

5. Laat je bedingen in stand of laat je ze vervallen?

Pak de arbeidsovereenkomst erbij en bekijk welke bedingen je destijds met elkaar afsprak. Waar hecht je nog waarde aan en waaraan niet meer?

Is het zinvol om het concurrentiebeding te handhaven of is het relatiebeding waardevoller? Of beiden? Het geheimhoudingsbeding is sowieso relevant. En het anti-ronselbeding juist wel of niet?

Spreek je niets af? Dan loop je net als deze werkgever het risico dat je je niet meer op een relatiebeding en geheimhoudingsbeding in de arbeidsovereenkomst kunt beroepen, omdat die zijn komen te vervallen door de in de beëindigingsovereenkomst opgenomen finale kwijting.

6. Geef je wel of geen positieve referenties?

Dat is altijd de vraag en zal afhankelijk zijn van de vraag waarom jullie uit elkaar gaan. In dit blog geef ik een aantal tips, waaronder:

• Geef een aanbeveling als je ex-werknemer daarom vraagt.
• Houd de formulering zo neutraal mogelijk, tenzij je natuurlijk super enthousiast was over de werknemer. Maar dan hoeft hij er misschien niet eens om te vragen.
• Zorg voor relevante informatie aan de potentiële werkgever maar geef geen overbodige, negatieve informatie.

7. Neem een bedenktermijn op in de vaststellingsovereenkomst

Deze tip is dwingend en dus geen vraag aan je.

Vanaf 1 juli 2015 is het verplicht dat je als werkgever je werknemer in een beëindigingovereenkomst wijst op twee weken bedenktijd. Je werknemer mag hiermee dus terugkomen op de ondertekening. Er is zelfs sprake van drie weken bedenktijd als dit niet schriftelijk aan de werknemer in de overeenkomst kenbaar is gemaakt. In die periode kan je werknemer de beëindigingsovereenkomst zonder opgaaf van redenen ontbinden door middel van een aan jou als werkgever gerichte schriftelijke verklaring.

Het schriftelijkheidsvereiste van artikel 7:670b BW gaat niet zo ver dat de bedenktermijn pas gaat lopen na ondertekening van de beëindigingsovereenkomst door partijen. De bedenktermijn vangt aan op moment dat overeenstemming is bereikt over essentialia van de beëindiging.

8. Wijs je werknemer op juridische bijstand

Misschien heeft je werknemer een rechtsbijstandsverzekering of vakbondslidmaatschap. Neem in ieder geval op dat je je werknemer in de gelegenheid hebt gesteld om juridische bijstand te zoeken.

Naast het feit dat je je hiermee als goed werkgever opstelt, vergemakkelijkt het over het algemeen ook de onderhandelingen, omdat je met een zakelijke partij te maken hebt.

9. Neem een finale kwijtingsclausule op

Je neemt zowel juridisch als feitelijk afscheid van elkaar. Na afwikkeling van de gemaakte afspraken heb je niets meer te vorderen op de andere partij. Ga dus vooraf goed na wat je wel en niet met elkaar afspreekt en wat de consequenties daarvan zijn.

10. Parafeer en onderteken de vaststellingsovereenkomst

Parafeer elke pagina en onderteken de laatste. Uiteraard zijn er uitzonderingen op de regel. In dit geval weigerde de werknemer de later toegezonden beëindigingsovereenkomst te ondertekenen, maar met zijn e-mail heeft werknemer het voorstel van werkgever aanvaard en is de beëindigingsovereenkomst tot stand gekomen.

En nu?

Bereid je goed voor met bovenstaande tips en laat alsnog een arbeidsrechtspecialist een vaststellingsovereenkomst opstellen. Vaak kost het niet veel tijd (en dus geld), maar heb je wel de zekerheid van een juridische check.

Las je mijn boek ‘Geen gedoe met personeel, arbeidsrecht voor ondernemers’ al?

In mijn boek lees je aan de hand van praktische voorbeelden en tips alles vanaf het aannemen van personeel tot aan een eventuele exit. Zo weet je hoe je gedoe voorkomt of zo snel mogelijk oplost. Elk van de negen hoofdstukken sluit ik af met een handige checklist. Meer info? Klik hier. Bestellen?  Klik hier.