Workation – laat je je werknemer werken tijdens vakantie?

John belt. Zijn werknemer Roos wil twee maanden naar het huis van haar ouders in de Provence. Roos ziet het helemaal voor zich. Ze start de dag met een paar uurtjes werken, dan een paar uurtjes luieren aan het zwembad en dan net voor de borrel nog een paar mailtjes beantwoorden. Roos vraagt dus om een zogenaamde workation. Een beetje vakantie en een beetje werken.

Moet John hier nu aan mee werken en is het wel een verstandige zet van Roos?

Wat doe je met een verzoek om een workation?

Zo’n verzoek komt steeds vaker van ‘gewone’ werknemers en niet alleen van zzp-ende digital nomads. Vanuit de Covid-19 situatie zijn we meer gewend aan thuiswerken. Dat geldt voor Roos net zo.

Ik schreef al eens een uitgebreide blog over de juridische kant van thuiswerken. In de basis heeft een werknemer geen recht op thuiswerken. Hij mag wel in een bedrijf van tien werknemers of meer op grond van de Wet flexibel werken een verzoek doen om ergens anders dan op kantoor te werken. In die lijn kan Roos dus ook het verzoek doen om twee maanden vanuit de Provence te werken.

John moet dat verzoek serieus overwegen. Als hij het afwijst, moet hij die afwijzing bespreken met Roos. Maar een onderbouwing met zwaarwegende bedrijfsbelangen hoeft dan weer niet. Vanwege het wetsvoorstel ‘werken waar je wilt’ dat inmiddels door de Tweede Kamer is, is de verwachting dat John op enig moment een gemotiveerd verzoek van Roos moet beoordelen aan de hand van de redelijkheid en billijkheid. Dit klinkt vaag en is het – vooralsnog – ook.

Werkt werken vanaf een vakantieadres?

Ik gaf input voor het artikel van Yasmine Esser dat zij schreef voor de Volkskrant. Zij onderzocht of werken vanaf je vakantieadres werkt voor werknemers. Klik hier voor het artikel.

Maar waar moet je juridisch gezien rekening mee houden als werkgever?

Wat als Roos ziek c.q. arbeidsongeschikt wordt tijdens haar workation?

Als het een weekje is, is er nog geen man overboord. Maar als het gaat om een langere periode dan is het de vraag of John en Roos kunnen voldoen aan de wettelijke re-integratieverplichtingen.

Een online spreekuur met de bedrijfsarts is waarschijnlijk zo geregeld. Maar hoe zit dat met eventuele re-integratiewerkzaamheden en kan John dat monitoren op afstand? Moet hij Roos dan maar vragen terug te komen?

Uiteraard is dit een beer op de weg die misschien helemaal niet naar voren hoeft te komen, maar toch goed om bij stil te staan. John doet er verstandig aan om vooraf met de Arbodienst in overleg te gaan. En als John verzekerd is voor loondoorbetaling tijdens verzuim dan raad ik hem aan om het onderwerp workation aan te kaarten bij de verzuimverzekeraar.

Hoe zit het met opname van vakantie en andere vormen van verlof?

Dat is natuurlijk niet anders dan hoe je het regelt als een werknemer in Nederland werkt. Maar zeker met een workation kan het zijn dat werk en vakantietijd door elkaar heen lopen en het niet meer helemaal duidelijk is welk etiket je erop kunt plakken.

Spreek daarom vooraf goed met elkaar af hoe je het regelt met opname van vakantiedagen. Roos moet namelijk ook voldoende tijd krijgen om te herstellen en John wil niet met een verlofstuwmeer blijven zitten.

Als Roos langer weg wil, is het opnemen van onbetaald verlof ook een optie. Roos ontvangt over die periode geen salaris.

Waar gaat Roos haar werk doen?

Doet zij dat vanuit het vakantiehuis van haar ouders of gaat zij op een terrasje zitten? Een paar dingen zijn in dat kader erg belangrijk. Dit zijn afspraken die John en Roos vooraf met elkaar kunnen maken:

Ten eerste moet Roos ervoor zorgen dat zij zo goed mogelijk internet heeft.

Ten tweede is het belangrijk dat het Roos duidelijk is dat zij vanuit privacy oogpunt niet overal kan gaan werken. Het risico van een datalek ligt op de loer. Dus alleen werken met beveiligd internet.

Kortom, zorg met elkaar voor een goede internetverbinding en voorkom datalekken.

In plaats van een brocante stoel, een Herman Miller bureaustoel

John heeft ongetwijfeld geen zicht op hoe de werkplek van Roos is ingericht. Vanuit privacy oogpunt mag hij daar ook niet om vragen.

Maar John mag wel stellen dat hij ervan uitgaat dat Roos beschikking heeft over een ergonomisch verantwoorde werkplek. Het kan de moeite lonen om daarvoor een (beperkt) budget toe te kennen. Hiermee voldoet John zo optimaal mogelijk aan zijn zorgplicht.

Afspraken over bereikbaarheid tijdens een workation

In de Provence is natuurlijk geen tijdsverschil. Zou Roos vanuit Bali werken dan is dat er wel. Hoe dan ook kan John er niet omheen dat Roos niet continu bereikbaar is. Sturen op output is dus belangrijk.

Daarnaast is het zaak goede afspraken te maken over haar online aanwezigheid bij eventuele meetings. Het is eenvoudig om vooraf af te stemmen dat Roos één of twee dagdelen in de week op gezette tijden bereikbaar is.

Komt Roos wel terug?

Misschien bevalt het Roos wel om tussen de lavendelvelden haar laptop open te klappen of is zij gezien een andere situatie niet in staat om zomaar terug te komen.

John en Roos spreken daarom vooraf met elkaar af dat als Roos niet terugkeert vanwege bijzondere omstandigheden dat zij dan zo tijdig mogelijk aan de bel trekt. Daarna treden zij en John in overleg over wat er dan gebeurt.

Workation als arbeidsvoorwaarde

Een workation kan een hele goede extra arbeidsvoorwaarde zijn. Maar maak dan wel goede afspraken. Dat kan bijvoorbeeld in een workationreglement.

Vergeet ook niet de fiscale aspecten. Houd die in de gaten en check die bij een specialist.

En nu?

Als John het verzoek toewijst, maakt hij goede afspraken over: de beschikbaarheid van Roos, het internet, haar werkplek en de verwachtingen over haar werkzaamheden.

Als John het verzoek afwijst, mag hij dat dus doen zonder veel uitleg. Over het algemeen zal dat het de verhoudingen waarschijnlijk geen goed doen.

Meer lezen over de juridische regels over workations? Klik hier voor mijn interview met Alieke Ingerman van Working Remotely, de workationspecialist.

En als het zo ver komt, stel ik graag een workationreglement op voor jouw organisatie.

Foto: Prisca Visser