Klaar voor meer loontransparantie?

Het adagium ‘gelijk loon voor gelijk werk’ is niet nieuw. De wet verbiedt ook nu al een onderscheid tussen mannen en vrouwen bij arbeidsvoorwaarden.

Maar de aanstaande wet Loontransparantie zorgt voor meer verplichtingen op het vlak van het informeren, rapporteren. Meer transparantie dus.

Vanaf 1 januari 2027 moet de wet in werking treden. Eigenlijk moest dit vanuit Europa al eerder, maar we lopen in Nederland achter. Waar moet je nu al aan denken?

Loonverschillen verboden, tenzij…

Loonverschillen tussen mannen en vrouwen in gelijkwaardige functies zijn niet meer toegestaan, tenzij je daarvoor een objectieve rechtvaardiging hebt.

Wat in ieder geval geen objectieve rechtvaardiging is, is dat de ene sollicitant nu eenmaal beter onderhandelt over het salaris dan de ander. Ook niet in de situatie dat John anders niet wilde komen werken voor je. Als hij straks € 500 bruto meer verdient dan Gerda in dezelfde functie die al 20 jaar voor je werkt dan heb je straks zeer waarschijnlijk een probleem met Gerda.

Meer transparantie geldt voor elk type werkgever

Of je nu een groot of klein(er) bedrijf hebt, er wordt meer transparantie verwacht. En voor je het weet is het 1 januari. Misschien staat alles al goed en is jouw organisatie loontransparantieproof.

Maar als je er niet al mee bezig bent, ga dan alsnog snel aan de slag.

Waarover moet je transparant zijn?

Je moet zorgen voor heldere en overzichtelijke beloningsstructuren en beloningscriteria. En die moet je objectief en genderneutraal inrichten.

Denk dan aan factoren zoals relevante werkervaring, opleiding en kwalificaties, verantwoordelijkheden, prestaties of arbeidsmarktomstandigheden.

Met andere woorden: de vaststelling en ontwikkeling van beloning gaat via vooraf vastgestelde en controleerbare criteria. Je zou denken dat het voor zich spreekt, maar een direct of indirect onderscheid naar geslacht is natuurlijk niet toegestaan.

Belangrijk is hoe je de waarde van functies bepaald en hoe je die waarde laat doorwerken in de beloning. De loontransparantie is niet beperkt tot exacte functievergelijkingen.

Transparantie begint al in de sollicitatiefase

Voordat iemand bij je in dienst treedt, moet je al aangeven wat het salaris wordt of in ieder geval de salarisbandbreedte voor de functie prijsgeven. Dat kan al in de vacaturetekst. Of voor het eerste gesprek.

Is er een cao van toepassing met daarin een goed salarisgebouw? Verwijs daarnaar.

Vragen naar een salarisstrook van de huidige werkgever is vanaf 1 januari 2027 not done. Op die manier is het idee om te voorkomen dat oneerlijke beloning uit een vorig dienstverband wordt voortgezet.

Wil een werknemer zelf een loonstrook delen om aan te geven wat zij nu verdient en dat zij nu echt een stap wil maken? Dan mag dat wel. Maar bij een referentiecheck ook even snel informeren naar het salaris van de betreffende werknemer mag dan weer niet.

En let op dat je wervingsprocedures en functieomschrijvingen genderneutraal zijn. Maar dat doe je al, toch?

Het individuele recht van werknemers

Elke werknemer heeft het recht op informatie over het individuele beloningsniveau en het gemiddelde beloningsniveau van collega’s die gelijk of gelijkwaardig werk verrichten binnen je organisatie. Je moet dat uitsplitsen naar geslacht.

Een werknemer mag zo’n verzoek één keer per jaar doen. Na dat verzoek moet je de informatie binnen een redelijke termijn en in ieder geval uiterlijk twee maanden na het verzoek geven.

Het kan niet zo zijn dat een werknemer niets weet van het recht op informatie. Je moet je werknemers namelijk jaarlijks wijzen op het feit dat zij het recht hebben om zo’n verzoek te doen. Dat kan via e-mail zijn of via bijvoorbeeld het intranet. Als het maar duidelijk is.

Eerder in dit blogartikel gaf ik al aan dat de wet je verplicht dat je transparant bent over de criteria die je gebruikt voor het vaststellen van de beloning, het niveau en de ontwikkeling daarvan. Denk bij dat laatste ook aan bijvoorbeeld promoties of bonussen. Een functiewaarderingssysteem kan daarbij helpen. Uiteraard zonder dat er sprake is van vooringenomenheid.

Individueel verzoek om transparantie vs privacy individuele werknemer

Als je een verzoek krijgt van een werknemer gaat het expliciet niet om individuele salarissen van collega’s. Je moet een gemiddelde aan beloningsgegevens verstrekken binnen vooraf bepaalde categorieën van werknemers.

Maar ja, hoe doe je dat als je drie mensen op de administratie of in soortgelijke functies hebt werken? Dan is het verschil tussen de individuen snel duidelijk als er twee vrouwen en één man werken.

Op basis van de AVG mag je natuurlijk niet de individuele salarissen prijsgeven. Sterker nog, een individuele werknemer kan ook bezwaar maken tegen het feit dat zijn loongegevens op deze manier worden verwerkt.

Hier zie je een mogelijke discrepantie tussen de wettelijke plicht van de werkgever om te voldoen aan een verzoek of rapportage, waarover later meer, en de AVG-rechten van werknemers. In de literatuur wordt onder meer geopperd om aandacht voor kleinere groepen werknemers om herleidbaarheid van individuen te voorkomen (*o.a. TRA 2026/55: Mr. A. Ruizendaal, ‘Show me the money… of toch niet? De spanning tussen de loontransparantieverplichtingen en AVG-bepalingen).

Ondertussen staat vast dat je een verzoek van een werknemer op loontransparantie niet eenvoudig mag weigeren op grond van het argument dat een mogelijke schending van de privacy zou plaatsvinden. Het is wat mij betreft de taak van de wetgever om hier praktische handvatten voor te geven.

Heb je een rapportageplicht?

Heb je 100 of meer werknemers? Dan ben je verplicht periodiek te rapporteren over de loonkloof tussen mannelijke en vrouwelijke werknemers. Dat gaat dan zowel om het totale personeelsbestand als per categorie werknemers die gelijk werk doen.

In de rapporten neem je onder meer het gemiddelde beloningsverschil in het basissalaris op, het gemiddelde verschil tussen aanvullende of variabele looncomponenten, zoals bonussen en aandelenopties. Tot slot is de verhouding tussen mannelijke en vrouwelijke werknemers in verschillende beloningskwartielen van belang. Dit onderdeel laat zien hoe werknemers zijn gespreid over de lagere en hogere loonsegmenten.

Werkgevers met 100 tot en met 249 werknemers moeten driejaarlijks rapporteren. Werkgevers met 100 tot en met 149 werknemers rapporteren pas voor het eerst vanaf 7 juni 2031, terwijl de werkgever met 150 tot 250 vanaf juni 2027 moet beginnen met zijn eerste rapportage. Net als werkgevers met 250 werknemers of meer die bovendien jaarlijks rapporteren.

Wie krijgen de rapportages te zien?

Werkgevers leveren de rapportages aan bij een daarvoor aangewezen instantie, aan alle werknemers en aan de OR. Die laatste heeft bovendien een rol bij de bespreking van de uitkomsten. Er is in principe geen formele verantwoordelijkheid voor de OR over de inhoud van de rapportages.

Maar als uit een rapport blijkt dat er sprake is van loonverschillen van groter dan 5% die niet objectief te rechtvaardigen zijn dan zal een werkgever wel in overleg met de OR moeten evalueren of er een algemene oplossing te vinden is en daarvoor een actieplan opstellen.

Verbod op beperkingen om informatie te delen

In het kader van de wet Loontransparantie mag je geen clausules in arbeidsovereenkomsten opnemen waarin je werknemers verbiedt om zaken over hun salaris te delen met collega’s.

Ook geldt er een benadelingsverbod. Dat houdt in dat een werknemer die informatie deelt over zijn salaris of die vraagt om inzage in beloningsverschillen of die loondiscriminatie aankaart, niet ontslagen mag worden of op een andere manier benadeeld worden vanwege dat feit.

De bewijslast verschuift

De standaardregel in het bewijsrecht is: ‘wie eist, bewijst’. Maar als een werknemer feiten aanvoert die directe of indirecte discriminatie op grond van geslacht doen vermoeden, is het aan de werkgever om te bewijzen dat daar geen sprake van is.

Dus de werkgever moet aan de bak om aan te tonen dat er geen sprake is van loondiscriminatie. Op die manier wordt de drempel om loondiscriminatie aan te kaarten verlaagd.

Wat als er een verschil is in loon?

Niet elk loonverschil betekent dat er direct sprake is van ongelijke beloning. Je moet als werkgever bewijzen dat eventuele verschillen in het loon gebaseerd zijn op objectieve, genderneutrale criteria, zoals functiewaardering of anciënniteit.

Als een werknemer een terechte klacht indient, heeft zij recht op volledige compensatie, inclusief achterstallig loon, bonussen en vergoeding van immateriële schade zoals stress.

Bij overtreding kan bovendien ook een bestuurlijk traject volgen met instrumenten zoals een waarschuwing, een last onder dwangsom of een bestuurlijke boete die op kunnen lopen tot € 10.000 per overtreding.

Ben je klaar voor loontransparantie?

Misschien heb je alles op orde. Als je twijfelt of je nog stappen moet nemen, denk dan in ieder geval aan het volgende:

1. Breng functies, functiegroepen en beloningen in kaart
   Daarbij zijn van belang: de aard van functies, de zwaarte, de taken en verantwoordelijkheden. Zorg voor objectieve en genderneutrale criteria.
2. Check of je vacatureteksten en het sollicitatieproces op orde zijn
   Ook hier geldt weer: houd het objectief en genderneutraal. En wees transparant over salarissen.
3. Onderbouw je besluiten over beloning
   Waarom is één werknemer ingeschaald op een hoger niveau dan een andere, terwijl zij hetzelfde werk doen? Als het verschil alleen te verklaren is vanwege een betere onderhandelingsstrategie van de ene werknemer dan is er iets mis. Als je wel een goede verklaring hebt, zorg dan dat je die kunt onderbouwen.
4. Weet wat je moet je doen als je een informatieverzoek krijgt
   Sta alvast stil bij de mogelijkheid dat individuele werknemers vragen gaan stellen op basis van deze wet. Houd rekening met de antwoorden en de termijnen.
5. Als je organisatie rapportageplichtig is, bereid je nu vast voor
   Dus weet wat je in kaart moet brengen en hoe je dat deelt met werknemers en evalueert met de OR.
6. Lees de handreiking loonstructuren, opgesteld door de overheid
   Klik hier.