• Home
  • Gratis tips
  • Over Suzanne
  • In de media
  • Training en Spreker
  • Blog
  • Voor werkgevers
  • Voor werknemers
  • Voor HR-Professionals
  • Contact
Blog
6 maart 2023
Arbeidsovereenkomst

Waarom je een goede verlofadministratie bijhoudt

Je werknemer heeft opgezegd. Lees via deze link waar je dan aan moet denken. Op jouw verzoek werkt hij tot het einde van de maand door.

Een paar weken na zijn vertrek betaal je zijn pro rato opgebouwde vakantiegeld en bonus uit. De loonstrook stuur je per mail. Nog geen dag later krijg je een verontwaardigd mailtje terug met de vraag waarom je het nog openstaande verlofsaldo van 15 vakantiedagen niet hebt uitbetaald.

Typisch. Want in jouw ogen had hij die vakantiedagen het jaar daarvoor allemaal opgemaakt met zijn tripje naar Bali.

Wie is eigenlijk verantwoordelijk voor de juiste verlofadministratie?

Jij.

Je bent verplicht om een duidelijk overzicht bij te houden van de vakantiedagen. Dus niet alleen hoeveel je er elk jaar toekent, maar ook wanneer iedere werknemer vakantie opneemt en hoeveel dagen dat dan betreft.

Vergeet ook niet bij te houden of het gaat om wettelijke of bovenwettelijke dagen en wanneer deze vervallen of verjaren. Klik hier voor tips over het opbouwen en opnemen van vakantiedagen.

Het klinkt zo voor de hand liggend, maar het bijhouden van een goede verlofadministratie gaat dus heel vaak mis.

Voorkom discussie aan het einde van het dienstverband 

Zeker als je aan het einde van het dienstverband de nog niet opgenomen vakantiedagen moet uitbetalen, ontstaat er heel vaak discussie. Zo vinden werknemers dat zij nog meer dagen hebben staan dan de hoeveelheid die een werkgever opsomt.

Dit voorkom je eenvoudig door het administratief goed te regelen en bij te houden. Zorg er ook voor dat je werknemer inzicht heeft in het systeem, zodat onduidelijkheden snel opgelost kunnen worden.

Wie heeft de bewijslast als de verlofadministratie niet klopt?

Belangrijk is dat je als werkgever een administratie moet bijhouden van het vakantiesaldo. Als er discussie volgt omdat je werknemer meent dat hij meer dagen heeft, dan ligt de stelplicht en bewijslast van de opgebouwde en niet genoten vakantiedagen in eerste instantie bij hem.

Maar betwist je de stelling van je (ex-)werknemer dan moet je die betwisting alsnog motiveren aan de hand van je eigen (verlof)administratie, aldus de Hoge Raad in 2003.

Is die verlofadministratie niet op orde, bekijk dan of je aan de hand van agenda’s en/of urenlijsten alsnog bewijs kunt leveren.

Wat als je werknemer te veel dagen opneemt?

Het opnemen van vakantiedagen komt eigenlijk neer op een voorschot op het loon. Dat betekent dat als je werknemer uit dienst treedt terwijl hij meer vakantiedagen heeft opgenomen dan hij aan saldo had, je die mag verrekenen met zijn salaris.

Dit wordt in meerdere uitspraken van kantonrechters bevestigd. (zie bijvoorbeeld deze uitspraak van de Noord-Hollandse rechter en deze uitspraak van de Limburgse rechter).

Je kunt dan de waarde van de te veel opgenomen uren – net als het voorbeeld van de onterecht meegenomen bureaustoel – verrekenen met bijvoorbeeld de nog uit te betalen vakantietoeslag.

Ook hier geldt dat je wel moet kunnen bewijzen dat er te veel dagen zijn opgenomen. Ik blijf er dus op hameren: houd een goede verlofadministratie bij.

Los je het op door een onbeperkt aantal vakantiedagen op te leggen?

Steeds regelmatiger zijn er werkgevers die een onbeperkt vakantiesaldo toekennen. Om personeel aan te trekken. Om een burn-out te voorkomen. En misschien ook om gedoe met verlofadministratie te voorkomen.

Onder dat laatste kom je wat mij betreft niet uit. Want als je het overweegt, realiseer je dan wel dat je werknemer ten minste de wettelijke dagen opneemt. Niet alleen vanwege de herstelfunctie die vakantiedagen horen te hebben, maar ook omdat je anders alsnog een groot risico op gedoe hebt. Leg het dus schriftelijk vast.

En nu?

Of je het nu in een gedeeld Excelbestand bijhoudt of via een geautomatiseerd systeem, houd een goede verlofadministratie bij.

Meer lezen over waarom je werknemers verplicht vakantie laat opnemen? Klik hier. Of hoe je zieke werknemer vakantiedagen opneemt? Klik hier. 

 

 

 

Deel dit

Geef een antwoord Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Categorieën

  • Arbeidsovereenkomst
  • Arbeidsrelatie
  • Reorganisatie
  • Zieke werknemer

Download gratis e-book

‘Hoe ga je om met zieke werknemers?’

Hoe ga je om met zieke werknemers die meer hebben dan alleen een griepje? In dit gratis E-book editie 2023 behandel ik op een praktische manier in 17 artikelen de arbeidsrechtelijke kant van verzuim.

Download

Best gelezen blogs

  • adv atv Wat je moet weten over adv, atv en roostervrije dagen
  • verlofadministratie Waarom je een goede verlofadministratie bijhoudt
  • Waarschuwing 3 x een waarschuwing = (g)een ontslag?

Geen gedoe met personeel

ARBEIDSRECHT VOOR ONDERNEMERS

Geen gedoe met personeel bevat belangrijke arbeidsrechtelijke thema's en is vroeg of laat relevant voor iedere ondernemer met personeel. Inclusief praktische tips en handige checklists. Bestel direct je exemplaar!

Meer info en bestellen

Inschrijven voor de Arbeidsrecht Nieuwsbrief

ja graag!

Recente reacties

  • Suzanne Meijers op 3 x een waarschuwing = (g)een ontslag?
  • Gunnar Gerritsen op 3 x een waarschuwing = (g)een ontslag?
  • Suzanne Meijers op Gezagsverhouding in relatie tot de wet DBA: Koolmees geeft tips

elke twee weken GRATIS TIPS ontvangen?

ja graag!
  • Brigittenstraat 22
  • 3512 KM Utrecht
  • 030 - 307 44 61
  • KvK 83101624
    BTW NL862727236B01
  • Cookiebeleid
    Privacyverklaring Suzanne Meijers Arbeidsrecht Advocaat B.V.

Geen gedoe met personeel

ARBEIDSRECHT VOOR ONDERNEMERS

Over het aannemen van personeel tot het ontslag en alles er tussen in. Inclusief 9 (!) handige checklists.

Bestel nu
Beheer cookie toestemming
Wij gebruiken cookies om onze website en onze service te optimaliseren.
Functionele cookies Altijd actief
De technische opslag of toegang is strikt noodzakelijk voor het legitieme doel het gebruik mogelijk te maken van een specifieke dienst waarom de abonnee of gebruiker uitdrukkelijk heeft gevraagd, of met als enig doel de uitvoering van de transmissie van een communicatie over een elektronisch communicatienetwerk.
Voorkeuren
De technische opslag of toegang is noodzakelijk voor het legitieme doel voorkeuren op te slaan die niet door de abonnee of gebruiker zijn aangevraagd.
Statistieken
De technische opslag of toegang die uitsluitend voor statistische doeleinden wordt gebruikt. De technische opslag of toegang die uitsluitend wordt gebruikt voor anonieme statistische doeleinden. Zonder dagvaarding, vrijwillige naleving door uw Internet Service Provider, of aanvullende gegevens van een derde partij, kan informatie die alleen voor dit doel wordt opgeslagen of opgehaald gewoonlijk niet worden gebruikt om je te identificeren.
Marketing
De technische opslag of toegang is nodig om gebruikersprofielen op te stellen voor het verzenden van reclame, of om de gebruiker op een website of over verschillende websites te volgen voor soortgelijke marketingdoeleinden.
Beheer opties Beheer diensten Beheer leveranciers Lees meer over deze doeleinden
Bekijk voorkeuren
{title} {title} {title}