Hoe neemt je zieke werknemer vakantiedagen op – en laat je hem gaan?

‘Frits is al een tijd ziek en wil nu met vakantie’, Caroline ademt onrustig door de telefoon en neemt ondertussen ook haar mobiel aan. Ze zet die persoon in de wacht en gaat verder. ‘Hij zegt dat het hem dan geen dagen kost.’

Ik hum en laat Caroline verder praten.

‘Om eerlijk te zijn, vertrouw ik het niet helemaal. Kun je even kort uitleggen hoe het zit en wat de adders onder het gras zijn?’ Caroline praat verder tegen een collega. ‘Hoor eens, het is hier superdruk. Ik ga rennen. Zet jij het even op de mail?’

Hoe zit het ook alweer met de opbouw van vakantiedagen?

De algemene regel is: je werknemer bouwt vier keer de overeengekomen arbeidsduur per week op aan vakantie. Frits werkte voordat hij ziek werd 40 uur per week en bouwt 160 uur per jaar aan vakantiedagen op. Frits heeft 20 wettelijke vakantiedagen per jaar.

Naast het wettelijke minimum kun je bovenwettelijke dagen toekennen. Als Frits per jaar 25 vakantiedagen heeft, heeft hij dus 20 wettelijke en 5 bovenwettelijke dagen.

En bouwt je zieke werknemer op dezelfde manier dagen op?

Sinds 1 januari 2012 is de hoofdregel dat je zieke werknemer net als elke andere werknemer op dezelfde manier vakantiedagen opbouwt. Hierop is een uitzondering mogelijk.

Alle werknemers, ziek of niet ziek, hebben recht op het wettelijk minimum aan vakantiedagen. Voor de opbouw van bovenwettelijke vakantiedagen kun je afwijken van de hoofdregel. Dat moet schriftelijk gebeuren, bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst, in een cao of in een arbeidsvoorwaardenreglement.

De regel die voor 1 januari 2012 standaard was, namelijk dat je zieke werknemer alleen bovenwettelijke vakantiedagen opbouwt over het tijdvak van de laatste zes maanden waarin wegens arbeidsongeschiktheid geen arbeid werd verricht, mag je dus nog steeds opnemen in je arbeidsovereenkomsten.

Maar kan je werknemer vakantiedagen opnemen als hij ziek is?

Ja, dat kan zeker, maar overleg het voor de zekerheid altijd met de Arbodienst of de bedrijfsarts. Soms is het in het kader van de re-integratie niet wenselijk dat hij met vakantie gaat.

Frits mag dus vakantiedagen opnemen. Die dagen worden dan wel van zijn saldo afgeboekt.

Maar als een zieke werknemer met vakantie gaat, houd er dan ook rekening mee dat de zieke werknemer recht heeft op zijn ‘reguliere’ loon en niet een eventueel gekort loon tijdens ziekte. Het Hof van Justitie van de EU bevestigde in december 2021 een lijn die in de Nederlandse jurisprudentie al werd gevolgd.

En wat als je zieke werknemer weigert vakantiedagen op te nemen?

De hoofdregel is dat wettelijke vakantiedagen een vervaltermijn hebben van zes maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de aanspraak is verworven.

Heeft Frits gewoon geen zin om met vakantie te gaan, maar was hij daartoe prima in staat? Dan komt dat voor zijn rekening en risico en vervallen zijn wettelijke vakantiedagen.

Maar als Frits redelijkerwijs niet in staat is geweest vakantie op te nemen dan geldt er een uitzondering. Er kunnen bijvoorbeeld medische redenen zijn die hem belemmeren. Frits zal aannemelijk moeten maken dat hij niet in staat was vakantie te nemen. Als Frits alleen maar weigert om aan zijn vakantiesaldo te komen zonder reden dan vervalt zijn aanspraak. In principe is het zo dat wanneer Frits re-integratieverplichtingen heeft, hij sowieso in staat wordt geacht vakantie op te nemen.

Als Caroline op voorhand in de arbeidsovereenkomst met Frits al ten gunste van hem was afgeweken van de termijn van zes maanden, dan heeft hij misschien nog mazzel. Die mogelijkheid bestaat namelijk.

En als je zieke werknemer uit dienst gaat, betaal je dan zijn dagen uit?

Ja, in principe wel.

Maar als je het dienstverband slapend houdt, kan je als werkgever ervoor kiezen om de opgebouwde vakantiedagen nog niet uit te betalen. Omdat het dienstverband nog niet geëindigd is, ben je hiertoe niet verplicht. In mijn praktijk zie ik dat dit leidt tot onwenselijke situaties.

Bijgewerkt in verband met jurisprudentie: Als een zieke werknemer vakantiedagen wil opnemen, moet je volgens de kantonrechter Noord-Holland namelijk wel de vakantiedagen uitbetalen. De strekking en de bedoeling van artikel 7:639 lid 1 BW en een uitleg van dat artikel conform Richtlijn 2003/88/EG brengt met zich mee dat werknemer aanspraak heeft op doorbetaling van loon over de door hem opgenomen vakantiedagen. Daaraan doet volgens de kantonrechter niet af dat hij die vakantiedagen heeft opgenomen in een periode waarin de loondoorbetalingsverplichting tijdens ziekte op grond van artikel 7:629 BW al was geëindigd. Kortom, voortschrijdend inzicht maakt dat zieke medewerkers in beginsel een beroep kunnen doen op de uitspraak en Richtlijn conforme interpretatie.

Maar de vraag is wel of die betaling niet gekort wordt op de WIA-uitkering. Sta daar ook even bij stil.

Dus hoe zit het nou?

Frits mag met vakantie. Zijn dagen worden na zijn toestemming afgeschreven van zijn verlofsaldo. Kan hij niet met vakantie, omdat medische redenen hem bijvoorbeeld belemmeren? Dan vervalt zijn aanspraak op het minimum aantal dagen niet. Voor bovenwettelijke dagen kun je een afwijkende afspraak maken.

En let erop dat je als werkgever Frits op nauwkeurige en tijdige manier moet informeren over zijn vakantierechten.

En nu?

Overleg met de Arbodienst als je twijfelt of je je werknemer wel of niet met vakantie moet laten gaan. Neem verder een bepaling op in de arbeidsovereenkomst of in het arbeidsvoorwaardenreglement dat je zieke werknemers over een beperkte periode bovenwettelijke vakantiedagen opbouwen.

Meer lezen over hoe je omgaat met je zieke werknemer? Download hier gratis het E-book inclusief praktische tips.