Waarom je een goede verlofadministratie bijhoudt

Je werknemer heeft opgezegd. Lees via deze link waar je dan aan moet denken. Op jouw verzoek werkt hij tot het einde van de maand door.

Een paar weken na zijn vertrek betaal je zijn pro rato opgebouwde vakantiegeld en bonus uit. De loonstrook stuur je per mail. Nog geen dag later krijg je een verontwaardigd mailtje terug met de vraag waarom je het nog openstaande verlofsaldo van 15 vakantiedagen niet hebt uitbetaald.

Typisch. Want in jouw ogen had hij die vakantiedagen het jaar daarvoor allemaal opgemaakt met zijn tripje naar Bali.

Wie is eigenlijk verantwoordelijk voor de juiste verlofadministratie?

Jij.

Je bent verplicht om een duidelijk overzicht bij te houden van de vakantiedagen. Dus niet alleen hoeveel je er elk jaar toekent, maar ook wanneer iedere werknemer vakantie opneemt en hoeveel dagen dat dan betreft.

Vergeet ook niet bij te houden of het gaat om wettelijke of bovenwettelijke dagen en wanneer deze vervallen of verjaren. Klik hier voor tips over het opbouwen en opnemen van vakantiedagen.

Het klinkt zo voor de hand liggend, maar het bijhouden van een goede verlofadministratie gaat dus heel vaak mis.

Voorkom discussie aan het einde van het dienstverband 

Zeker als je aan het einde van het dienstverband de nog niet opgenomen vakantiedagen moet uitbetalen, ontstaat er heel vaak discussie. Zo vinden werknemers dat zij nog meer dagen hebben staan dan de hoeveelheid die een werkgever opsomt.

Dit voorkom je eenvoudig door het administratief goed te regelen en bij te houden. Zorg er ook voor dat je werknemer inzicht heeft in het systeem, zodat onduidelijkheden snel opgelost kunnen worden.

Wie heeft de bewijslast als de verlofadministratie niet klopt?

Belangrijk is dat je als werkgever een administratie moet bijhouden van het vakantiesaldo. Als er discussie volgt omdat je werknemer meent dat hij meer dagen heeft, dan ligt de stelplicht en bewijslast van de opgebouwde en niet genoten vakantiedagen in eerste instantie bij hem.

Maar betwist je de stelling van je (ex-)werknemer dan moet je die betwisting alsnog motiveren aan de hand van je eigen (verlof)administratie, aldus de Hoge Raad in 2003.

Is die verlofadministratie niet op orde, bekijk dan of je aan de hand van agenda’s en/of urenlijsten alsnog bewijs kunt leveren.

Wat als je werknemer te veel dagen opneemt?

Het opnemen van vakantiedagen komt eigenlijk neer op een voorschot op het loon. Dat betekent dat als je werknemer uit dienst treedt terwijl hij meer vakantiedagen heeft opgenomen dan hij aan saldo had, je die mag verrekenen met zijn salaris.

Dit wordt in meerdere uitspraken van kantonrechters bevestigd. (zie bijvoorbeeld deze uitspraak van de Noord-Hollandse rechter en deze uitspraak van de Limburgse rechter).

Je kunt dan de waarde van de te veel opgenomen uren – net als het voorbeeld van de onterecht meegenomen bureaustoel – verrekenen met bijvoorbeeld de nog uit te betalen vakantietoeslag.

Ook hier geldt dat je wel moet kunnen bewijzen dat er te veel dagen zijn opgenomen. Ik blijf er dus op hameren: houd een goede verlofadministratie bij.

Los je het op door een onbeperkt aantal vakantiedagen op te leggen?

Steeds regelmatiger zijn er werkgevers die een onbeperkt vakantiesaldo toekennen. Om personeel aan te trekken. Om een burn-out te voorkomen. En misschien ook om gedoe met verlofadministratie te voorkomen.

Onder dat laatste kom je wat mij betreft niet uit. Want als je het overweegt, realiseer je dan wel dat je werknemer ten minste de wettelijke dagen opneemt. Niet alleen vanwege de herstelfunctie die vakantiedagen horen te hebben, maar ook omdat je anders alsnog een groot risico op gedoe hebt. Leg het dus schriftelijk vast.

En nu?

Of je het nu in een gedeeld Excelbestand bijhoudt of via een geautomatiseerd systeem, houd een goede verlofadministratie bij.

Meer lezen over waarom je werknemers verplicht vakantie laat opnemen? Klik hier. Of hoe je zieke werknemer vakantiedagen opneemt? Klik hier.