Tips voor thuiswerken, maar dan juridisch

‘Thuiswerken met je familie – dat is de hel’, zo schreef Japke-d. Bouma voor NRC. Inmiddels herkenbaar voor velen als ik door de timeline op Twitter scroll.

En dat sluit dan weer aan op de vraag die ik kreeg van een werkgever. Zij vroeg hoe ze om moet gaan met één van haar werknemers die thuiswerkt, maar die op dit moment de kinderen thuis heeft. Volgens haar komt ze niet aan werken toe. Wat nu?

We kunnen gerust vaststellen dat de huidige tijd anders dan anders is en dat vergt wat flexibiliteit van iedereen. Ik zet even wat juridische punten op een rij die belangrijk zijn om ook in deze tijd – voor zover mogelijk – voor ogen te houden.

Is thuiswerken eigenlijk een recht?

In de regel is thuiswerken geen recht. Wel mag je werknemer op basis van de Wet flexibel werken een verzoek doen om aanpassing van zijn arbeidsduur omdat hij bijvoorbeeld minder wil werken. Dat legde ik hier uit.

Op basis van diezelfde wet mag je werknemer ook vragen om een andere arbeidsplaats en dus om thuis te werken. Als werkgever moet je het verzoek serieus overwegen. Als je het afwijst, moet je dit overleggen met de werknemer. Anders dan bij een verzoek om minder te mogen werken, hoef je een weigering van het verzoek niet te onderbouwen met zwaarwegende bedrijfsbelangen.

Het zal er dus op neer komen of de functie wel thuis uitgevoerd kan worden en hoe je bedrijf – op allerlei vlakken – in elkaar steekt of je normaal gesproken wel of niet zo’n verzoek honoreert.

Maar let op: eind januari 2021 is er een wetsvoorstel ingediend over werken waar je wilt. En het lijkt erop dat die wet er – met een paar aanpassingen – wel gaat komen. De Eerste Kamer is nu alleen nog maar aan zet. *Alleen voor de liefhebbers: lees hier het wetsvoorstel en de memorie van toelichting. En hier de aanpassing van het wetsvoorstel en de memorie van toelichting d.d. maart 2021.

Voor updates check mijn blog over waarom we wat mij betreft geen wet ‘werken waar je wilt’ moeten willen. Klik hier.

En lees hier waarom thuiswerken ook na stemming in de Eerste Kamer geen recht wordt.

Welke maatregelen moet je treffen als een werknemer thuiswerkt?

Je bent als werkgever verantwoordelijk voor een veilige werkplek. De Arbowet is iets minder streng over thuiswerkplekken dan als het gaat om werkplekken in het bedrijf. Maar dat neemt niet weg dat je moet voldoen aan een aantal regels.

Denk om te beginnen aan een goed bureau. Ook de stoel en computeropstelling moeten ergonomisch verantwoord zijn. Het gaat zelfs verder dan dat.

Je kunt je werknemers een korte checklist laten invullen om dat te controleren voor zover mogelijk. Je wil de kans op rsi- of andere klachten natuurlijk zoveel mogelijk voorkomen. En een huisbezoek mag niet zomaar.

Vergoed je kosten voor de inrichting van de werkplek?

Je bent daar wettelijk gezien niet toe verplicht, maar veel werkgevers kiezen daar wel voor. Je kunt eventueel ook overwegen om internetkosten te vergoeden. Overleg vooraf altijd even met je boekhouder.

Ik leverde input voor de rubriek consument & corona van NRC Handelsblad en NRC Next. Lees hier waarom ik van mening ben dat je niet verplicht bent de koffie te vergoeden voor je werknemers, maar wel de inrichting van de werkplek. Later interviewde ook een journalist van De Telegraaf mij over dit onderwerp en daarna ook nog een journalist van één van mijn favoriete magazines FD Persoonlijk. Voor Libelle gaf ik ook input over de juridische kant van thuiswerken en dat resulteerde in 5 tips.

Op 21 december 2021 werd bekend dat werkgever hun werknemers vanaf 1 januari 2022 een onbelaste thuiswerkvergoeding van 2 euro per dag kunnen geven. Volgens het ministerie van Financiën mag je afspreken op welke dagen de werknemer een thuiswerkvergoeding en op welke dagen hij een reiskostenvergoeding ontvangt. Maar de vergoeding hoeft niet aangepast te worden als er toch wordt gewerkt op kantoor of andersom, aldus het ministerie.

Inmiddels is de fiscale vrijstelling voor een thuiswerkvergoeding gestegen naar € 2,15 per dag.

Zorg ook voor veilig internet

Denk aan de privacy van je werknemer, maar ook aan die van het bedrijf zelf.

Lees hier wat je kunt doen om een datalek door je werknemer te voorkomen en zo nodig op te lossen.

En in het blog dat ik schreef over bring your own device gaf ik ook al een aantal tips rondom privacy en het laten werken via een eigen mobiele telefoon of tablet.

Ook de Autoriteit Persoonsgegevens geeft extra tips over het thuiswerken tijdens deze uitzonderlijke tijden van corona.

Wat doe je met de arbeidstijden bij thuiswerken?

Het is heel gebruikelijk om af te stemmen op welke dagen er thuisgewerkt wordt. Als je werknemer thuiswerkt, is er natuurlijk een bepaalde mate van verantwoordelijkheid dat werkzaamheden gedaan worden. Stuur zoveel mogelijk op output en niet op daadwerkelijke werktijden.

Uiteraard is het wel belangrijk dat bepaalde teammeetings – bijvoorbeeld via Skype of andere tools – ingepland worden en je werknemer daarvoor beschikbaar is. Ook als er met klanten gebeld moet worden, is het handig om bepaalde werktijden af te stemmen.

Maar wat als je werknemer jonge kinderen thuis heeft?

Thuiswerken terwijl er jonge kinderen zijn, dat gaat toch niet? En zeker niet als je werknemers ten tijde van het coronavirus ook nog met homeschooling zijn belast.

Een vriendin van mij gaf het van de week al aan ‘nood breekt wet’. Je zult het met elkaar moeten oplossen als je werknemer én verplicht is thuis te werken én verplicht is de kinderen deels thuis les te geven. Dat wil zeggen dat er van beide partijen een mate van flexibiliteit verwacht mag worden.

Dus wel werken wanneer het kan en misschien zelfs een paar uurtjes in de avond. Als het niet lukt om de volle arbeidstijd te benutten, maar wel het afgesproken werk te doen, is dat in overleg misschien prima. Maar als dat echt niet lukt, kan er misschien afgesproken worden om wat uurtjes op te nemen?

Rechtspraak over thuiswerken in coronatijden

Een werkneemster startte een procedure, omdat zij vond dat ze recht had op thuiswerken. De rechtbank Gelderland oordeelde helaas voor haar dat zij dat recht niet had op grond van de Wet flexibel werken. Maar evenmin had zij dit recht op grond van het zeer algemeen geformuleerde overheidsadvies. Werkgeefster heeft niet de verplichtingen geschonden die voortvloeien uit goed werkgeverschap, de instructiebevoegdheid en/of de zorgplicht. Sterker nog, er was gezorgd voor een veilige werkomgeving.

Dit was anders in het geval waar de werkgever in kwestie gaf aan dat alleen thuis gebleven kon worden als werknemers verlofdagen inleverde. Een secretaresse meldde zich ziek vanwege keelklachten. Zij maakte kenbaar dat zij wilde komen werken wanneer haar werkplek veilig was. Werkgever had volgens de rechter onvoldoende COVID-19-beschermingsmaatregelen getroffen om van deze werknemer te kunnen verlangen dat zij haar werkzaamheden op de werkvloer zou verrichten. Er was geen sprake van werkweigering, aldus de Limburgse kantonrechter.

En nu?

Thuiswerken is dus normaal gesproken geen recht. Als je je werknemer thuis laat werken raad ik aan te kijken naar de veiligheid van de werkplek en duidelijke afspraken te maken over output en bereikbaarheid.

Maar, deze tijden vragen in mijn optiek wel een flexibelere benadering van werkgever én werknemer.

Luistertips

• Op de radio bij NPO radio 1 Dionne & Stax: Nu er een derde golf op ons af lijkt te komen, wil het kabinet verdere maatregelen nemen om die laatste kwart werknemers ook te stimuleren écht vanuit huis te gaan werken. Maar “zonder wet is Koolmees kansloos tegenover de bedrijven”, zegt Suzanne Meijers, arbeidsrechtadvocaat in Stax&Toine. Lees, kijk en luister meer via deze link.
  Let wel: de wet gaat er inmiddels toch komen, maar de vorm is iets anders dan de wens van Koolmees.
• Meer weten over de juridische kanten van thuiswerken? Beluister dan de podcast van Vodafone/BNR Nieuwsradio met Jörgen Raymann en Daphne Depassé waarin ik als gast mocht aanschuiven. Klik hier voor de aflevering.