Laat jij je werknemer werken via zijn eigen mobiele telefoon of tablet? Wat zijn de voor- en nadelen hiervan? Kortom, hoe ga je om met bring your own device?
Wat is Bring Your Own Device (BYOD)?
Als je medewerker een eigen smartphone, laptop of tablet gebruikt om zijn werkzaamheden voor je bedrijf uit te voeren dan heet dat Bring Your Own Device.
Waarom zou je op die manier willen werken?
Bijna iedereen heeft wel een eigen laptop, tablet en/of mobiele telefoon. Het is goedkoper als je werknemer zijn eigen apparatuur gebruikt dan dat je die apart moet aanschaffen.
Bovendien weet je werknemer goed hoe hij met zijn eigen devices overweg moet.
De kans is ook groot dat je werknemer nauwkeuriger is met de onderhoud van het apparaat nu het van hemzelf is.
Kortom, alleen maar voordelen. Of toch niet?
Wat zijn de juridische consequenties?
Als werkgever ben je verantwoordelijk voor een veilige werkomgeving. Dat betekent dus dat je niet alleen moet zorgen voor een goede bureaustoel ter voorkoming van rugklachten, maar ook dat de geïnstalleerde software op de privécomputer van je werknemer ge-update is.
Als je werknemer gehackt wordt, is dat jouw verantwoordelijkheid. Als er een datalek is, kun je je werknemer daarvoor niet aansprakelijk houden.
Wanneer is je werknemer wel aansprakelijk voor schade?
Alleen als hij aantoonbaar bewust roekeloos of opzettelijk handelde. Denk dan aan het feit dat hij op zaterdagavond via Piratebay illegaal films heeft gedownload en/of ge-upload en daarvoor vervolgd wordt. Voor zulke schade ben je als werkgever niet aansprakelijk.
Dan kun je dus beter de apparatuur continu controleren?
Nee, want zoals je in mijn eerdere blogs al las, je werknemer valt onder privacywetgeving. Hierdoor is het vaak lastig om zomaar een controle in te zetten.
Op het bedrijf heb je je eigen ICT-afdeling, maar je kunt ook niet zomaar de own devices over laten nemen.
Hoe houd je het in de hand?
Neem in je gedragscode, personeelshandboek of arbeidsvoorwaardenreglement een korte tekst op hoe om te gaan met bring your own device. Denk bijvoorbeeld aan de volgende maatregelen:
- Gebruikt je werknemer z’n eigen mobiele telefoon of laptop? Zorg ervoor dat hij niet zijn zakelijke e-mail uitleest via een openbaar WIFI-netwerk.
- Vermeld welke beveiligingseisen er zijn en welke virussoftware minimaal nodig is.
- Laat weten dat je periodiek de apparatuur controleert op de beveiligingseisen.
- Als je de controle uitvoert, houd het dan bij de vermelde zaken en lees geen privémail van je werknemers.
- Leg goed uit hoe zakelijke en privé documenten gescheiden dienen te worden.
- Als je een dergelijk reglement invoert en je hebt een ondernemingsraad dan zal je die altijd vooraf moeten vragen om instemming.
En nu?
Als je kiest voor werken met bring your own device zorg voor regels. Dat kan gemakkelijk door een paar extra zinnen op te nemen in je gedragscode, personeelshandboek of arbeidsvoorwaardenreglement.
Of kies voor Choose Your Own Device (CYOD)
Daarbij maak je als bedrijf een beperkte selectie uit het totaal aantal beschikbare mobiele devices, en laat je je werknemers zelf kiezen uit deze selectie. Vervolgens schaf jij de gekozen devices aan. Overigens is het ook in dit geval aan te raden om enkele regels over het gebruik daarvan op te nemen in je gedragscode, handboek of reglement.
Interessant? Lees dan ook deze blogs:
Waarom je je werknemers niet zomaar een sporthorloge cadeau kunt doen.
Of je relaties op de werkvloer kunt verbieden.
Waarom je een sollicitant niet zomaar mag googelen.
