3 x een waarschuwing = (g)een ontslag?

3x een waarschuwing en je kunt ontslag geven. Geen idee hoe het idee in de wereld is gekomen, maar tijdens het geven van trainingen en workshops hoor ik ondernemers regelmatig zeggen dat een dossier compleet is met het geven van drie waarschuwingen. Bijzonder. Dit staat namelijk nergens. Sterker nog, het is gewoon niet waar.

Houd het soms verband met de honkbalterm ‘three strikes, you’re out’? die in de Verenigde Staten leidde tot gelijknamige wetgeving en waar een derde veroordeling een mogelijkheid geeft om een extra zware sanctie op te leggen. Maar ja, dat is strafrecht.

Een rechter die moest oordelen over een zogenaamd ‘oei-foei-doei-beleid’ gaf ook aan dat het gaat om de weging van de zwaarte van incidenten. Een drietal waarschuwingen geven is dus geen garantie op ontslag.

Hoe zit het dan met het geven van een waarschuwing in het arbeidsrecht? Tja, elke situatie is weer verschillend en vraagt om een andere aanpak. Maar houd in ieder geval rekening met het volgende.

Een waarschuwing heeft geen wettelijke definitie

Er zijn geen wettelijke regels voor het geven van een waarschuwing.

Je houvast zijn de normen en spelregels van je bedrijf. Een waarschuwing geef je over het algemeen als een werknemer zich daar niet aan houdt.

In welke gevallen geef je dan een waarschuwing?

Beledigt je werknemer bijvoorbeeld klanten of gaat het steeds mis met het opstellen van offertes? Dan is er iets mis in het functioneren. Het is aan jou om je werknemer duidelijke richtlijnen te geven, hem bij te sturen en dus ook te waarschuwen als het de verkeerde kant op blijft gaan.

In de meeste gevallen is het geven van een waarschuwing ter voorkoming van of als oplossing voor disfunctioneren.

Meer lezen over verbetertrajecten? In dit blog geef ik vijf tips voor de aanpak van een verbetertraject.

Maar in deze uitspraak zien we dat het niet altijd om disfunctioneren gaat. Deze werknemer was al meerdere keren gewaarschuwd, zowel mondeling als schriftelijk. De rechter oordeelde dat het uitvallen tegen collega’s ongepast en onprofessioneel is, zeker in een dienstverlenend beroep, zoals deze werknemer uitoefende. Verder hebben de uitlatingen van werknemer zich afgespeeld binnen een kort tijdsbestek en duurde het dienstverband bij werkgever ook nog niet lang. De gedragingen van deze werknemer hadden te maken met zijn grondhouding ten opzichte van de werkgever en de collega’s op de werkvloer.

Maar ga niet te kort door de bocht

Wat je ook doet, het beste is om eerst met je werknemer in gesprek te gaan. Vraag naar zijn reactie. Want misschien heeft hij wel een goede reden waarom hij zonder jou te informeren pas in de middag naar kantoor komt, terwijl je hem in de ochtend al had verwacht.

Een gesprek kan namelijk een goede aanleiding zijn om afspraken voor de toekomst te maken. Als je dan toch lukraak een officiële waarschuwing zou sturen, loop je ook nog eens het risico de arbeidsrelatie te verstoren. Verstuur die waarschuwing met een term als werkweigering dus niet meteen.

Als een waarschuwing na zo’n gesprek niet nodig blijkt te zijn, kan het natuurlijk geen kwaad om een korte samenvatting van jullie gesprekje op de mail zetten. Daarin verwijs je tussen de regels door naar het feit dat je een volgende keer graag vooraf in overleg gaat.

Wat zet je nou in zo’n waarschuwing?

Denk aan het volgende. Is het je werknemer duidelijk waar hij voor gewaarschuwd wordt? Heeft hij hier zelf op gereageerd en wat is de inhoud van die reactie? Allemaal vragen die van belang zijn om te beoordelen of de ondernemer in kwestie er alles aan gedaan heeft om een werknemer in het juiste spoor te krijgen.

Moet dat per aangetekende brief?

Een officiële waarschuwing is vaak een e-mail of brief waarin je vastlegt wat de overtreding van je werknemer is. Ook neem je erin op wat de gevolgen zijn of wat een volgende overtreding voor gevolgen kan hebben.

Door het sturen van een officiële waarschuwing per aangetekende post is het effect heftiger dan als je mailt. Bedenk dus vooraf welk effect je wenst te bereiken. Hoe dan ook moet je er zeker van zijn dat de waarschuwing je werknemer ook echt bereikt.

Wat als je werknemer niet begripvol reageert?

Het is waarschijnlijk dat je gewaarschuwde werknemer het niet eens is met wat je schrijft. Met elkaar in gesprek gaan en blijven, is natuurlijk altijd te verkiezen boven een vervelend traject. Laat je aan de andere kant niet verleiden tot een oeverloze discussie. Blijf duidelijk en consequent.

Tenzij je werknemer een hele goede reden heeft waarom hij zich heeft misdragen. Een intrekking van de officiële waarschuwing of aanpassing daarvan is uiteindelijk aan jou.

Als je werknemer schriftelijk reageert op de officiële waarschuwing, voeg zijn reactie dan toe aan het personeelsdossier.

Weten wat je precies in zo’n waarschuwing opneemt?

Dan raad ik je aan om mijn boek ‘Geen gedoe met personeel, arbeidsrecht voor ondernemers’ te kopen. Het staat boordevol tips van het aannemen van personeel tot een onverhoopt ontslag. Aan het einde van elk hoofdstuk vind je bovendien een handige checklist. Bestel het  hier.

Dus hoe vaak je geef je een waarschuwing voor ontslag?

Zoals altijd hangt het af van het geval. Denk aan de opbouw, de inhoud en de tijdstippen tussen de waarschuwingen. En voor je toekomt aan het ontslag, laat dan vooral door een arbeidsrechtspecialist vooraf een beoordeling maken.

In sommige situaties heb je misschien zelfs geen of maar één waarschuwing ‘nodig’. Dat kan te maken hebben met – weer zo’n Engelse term – het overtreden van het in jouw bedrijf geldende zerotolerancebeleid. Meer lezen over wanneer een zerotolerancebeleid aan de orde is en hoe je dat aanpakt? Klik hier om een uitgebreid blog hierover te lezen.

Dus wat doe je als het gaat om het geven van een waarschuwing?

1. Je houvast zijn de normen en spelregels van je bedrijf.
2. Als je werknemer die overtreedt, ga je met hem in gesprek.
3. Als het gedrag van je werknemer niet verbetert of het geval op zich is ernstig genoeg, geef je een officiële waarschuwing.
4. Laat hem ook weten wat de schade is voor je bedrijf. Of dit nu reputatieschade of financiële schade is.
5. Benoem eventuele sancties voor het geval er geen verbetering plaatsvindt.
6. Verstuur de officiële waarschuwing via mail en/of via (aangetekende) post. Zorg er in ieder geval voor dat de inhoud je werknemer bereikt.
7. Bewaar een kopie in het personeelsdossier.

Bonustips

Meer weten over het geven van waarschuwingen, het goed inzetten van een verbetertraject. Maar ook je disfunctioneren voorkomt? En als het dan toch zo ver is, hoe je het oplost? Ik geef regelmatig trainingen en masterclasses over dossieropbouw. Klik hier voor meer info.

Maar je kunt misschien ook al goed uit de voeten met mijn gratis whitepaper over dossieropbouw. Meld je aan voor mijn nieuwsbrief en ontvang direct de gratis download.

Foto: Prisca Visser Fotografie