• Home
  • Gratis tips
  • Over Suzanne
  • In de media
  • Training en Spreker
  • Blog
  • Voor werkgevers
  • Voor werknemers
  • Voor HR-Professionals
  • Contact
Blog
16 oktober 2018
Arbeidsrelatie

Wat doe je als je werknemer zijn dossier opvraagt?

In mijn praktijk merk ik steeds vaker dat ook werknemers heel goed op de hoogte zijn van de AVG.

Jij geeft een waarschuwing omdat je werknemer voor de zoveelste keer te laat op het werk verscheen. Je werknemer protesteert niet alleen tegen die waarschuwing, maar vraagt tegelijkertijd zijn dossier op.

Wat doe je dan?

Eerst een kleine disclaimer

Laat ik voorop stellen dat ik niet dé expert ben op het gebied van de AVG. Daarvoor moet je bijvoorbeeld bij Charlotteslaw zijn of een andere AVG-specialist.

Ik weet natuurlijk wel hoe het zit met privacy op de werkvloer.

Mag je werknemer vragen om inzage in zijn dossier?

Ja, als werkgever moet je hem vervolgens binnen vier weken laten weten welke persoonsgegevens je verwerkt, voor welk doel je ze gebruikt, aan wie je de gegevens hebt verstrekt.

Wat als je nog steeds werkt met papieren dossiers?

De Wet Bescherming Persoonsgegevens ging in principe alleen over geautomatiseerde bewerking van gegevens. De AVG gaat vooral ook om bestanden. Het maakt dus niet uit of het personeelsdossier met name op papier staat en niet in een geautomatiseerd systeem.

De rechter in Utrecht vond dat de dossiers die je van je werknemers bijhoudt zodanige kenmerken heeft dat de AVG hoe dan ook van toepassing is.

Moet je dan alles doorsturen?

Nee, niet altijd.

Je kunt het verzoek weigeren in verband met een dringende reden. Notities die ook over andere werknemers gaan, hoef je om die reden bijvoorbeeld niet te laten zien.

De Hoge Raad heeft verder bepaald dat wanneer een andere werknemer persoonlijke gedachten over de bewuste werknemer op papier zette die alleen bedoeld zijn voor intern gebruik, je die notities ook niet hoeft te geven.

Maar de inhoud van zijn dossier is toch al bekend bij je werknemer?

Waarom zou je werknemer zijn dossier opvragen? Een werkgever vroeg mij dit laatst. Hij had de indruk dat zijn werknemer hem gewoon aan het testen was.

Want hij stuurde toch altijd al functioneringsverslagen door. Mailtjes die hij aan zijn werknemer richtte over de derde keer dat hij die week te laat kwam, heeft hij ook echt ontvangen.

Kortom, alles was één op één bekend. Waarom dan toch doorsturen? En belangrijker nog:

Kun je hem op die grond dan afgifte van het dossier weigeren?

Nee zegt de rechter in Den Haag. De werknemer in kwestie ging procederen omdat zijn werkgever hem op die grond weigerde zijn dossier te sturen.

Bekendheid met gegevens is geen grond voor het niet verstrekken van stukken. Dus je werknemer kan ook een kopie vragen van informatie die hem al eens is gestuurd.

Dus hoe zit het?

Als je werknemer erom vraagt, verstuur je hem zijn personeelsdossier. Maar let goed op dat je sommige onderdelen weg kunt laten. Zoals bijvoorbeeld notities geschreven over de werknemer door één van je andere werknemers.

Meer weten over het AVG-proof krijgen van je personeelsdossiers?

Lees dit blog of dit blog.

Sprake van disfunctioneren?

En lees dit blog en download daar ook een gratis stappenplan.

Deel dit

Reacties

  1. Jenneke de Zuidt schreef:
    26 oktober 2018 om 14:02

    Waardevolle informatie, bedankt!

    Beantwoorden
    1. Suzanne Meijers schreef:
      26 oktober 2018 om 15:21

      Geen dank. En bedankt voor het compliment!

      Beantwoorden
  2. Kiek schreef:
    30 april 2020 om 11:31

    Mag een werkgever ook een mailwisseling tussen de advocaat van de werknemer en de advocaat van de werkgever, opnemen in zijn dossier? Dit tast toch de wet op privacy aan? Omdat alle managers daarna, mocht de werknemer van afdeling wisselen, inzage in dat zelfde dossier hebben.

    Beantwoorden
    1. Suzanne Meijers schreef:
      1 mei 2020 om 10:23

      Ik denk dat het in veel gevallen wel mag. Maar lees vooral ook even mijn blogs over een AVG-proof personeelsdossier over wat wel en niet mag. Via deze link en deze link.

      Beantwoorden

Geef een antwoord Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Categorieën

  • Arbeidsovereenkomst
  • Arbeidsrelatie
  • Reorganisatie
  • Zieke werknemer

Download gratis e-book

‘Hoe ga je om met zieke werknemers?’

Hoe ga je om met zieke werknemers die meer hebben dan alleen een griepje? In dit gratis E-book editie 2023 behandel ik op een praktische manier in 17 artikelen de arbeidsrechtelijke kant van verzuim.

Download

Best gelezen blogs

  • adv atv Wat je moet weten over adv, atv en roostervrije dagen
  • verlofadministratie Waarom je een goede verlofadministratie bijhoudt
  • Waarschuwing 3 x een waarschuwing = (g)een ontslag?

Geen gedoe met personeel

ARBEIDSRECHT VOOR ONDERNEMERS

Geen gedoe met personeel bevat belangrijke arbeidsrechtelijke thema's en is vroeg of laat relevant voor iedere ondernemer met personeel. Inclusief praktische tips en handige checklists. Bestel direct je exemplaar!

Meer info en bestellen

Inschrijven voor de Arbeidsrecht Nieuwsbrief

ja graag!

Recente reacties

  • Suzanne Meijers op 3 x een waarschuwing = (g)een ontslag?
  • Gunnar Gerritsen op 3 x een waarschuwing = (g)een ontslag?
  • Suzanne Meijers op Gezagsverhouding in relatie tot de wet DBA: Koolmees geeft tips

elke twee weken GRATIS TIPS ontvangen?

ja graag!
  • Brigittenstraat 22
  • 3512 KM Utrecht
  • 030 - 307 44 61
  • KvK 83101624
    BTW NL862727236B01
  • Cookiebeleid
    Privacyverklaring Suzanne Meijers Arbeidsrecht Advocaat B.V.

Geen gedoe met personeel

ARBEIDSRECHT VOOR ONDERNEMERS

Over het aannemen van personeel tot het ontslag en alles er tussen in. Inclusief 9 (!) handige checklists.

Bestel nu
Beheer cookie toestemming
Wij gebruiken cookies om onze website en onze service te optimaliseren.
Functionele cookies Altijd actief
De technische opslag of toegang is strikt noodzakelijk voor het legitieme doel het gebruik mogelijk te maken van een specifieke dienst waarom de abonnee of gebruiker uitdrukkelijk heeft gevraagd, of met als enig doel de uitvoering van de transmissie van een communicatie over een elektronisch communicatienetwerk.
Voorkeuren
De technische opslag of toegang is noodzakelijk voor het legitieme doel voorkeuren op te slaan die niet door de abonnee of gebruiker zijn aangevraagd.
Statistieken
De technische opslag of toegang die uitsluitend voor statistische doeleinden wordt gebruikt. De technische opslag of toegang die uitsluitend wordt gebruikt voor anonieme statistische doeleinden. Zonder dagvaarding, vrijwillige naleving door uw Internet Service Provider, of aanvullende gegevens van een derde partij, kan informatie die alleen voor dit doel wordt opgeslagen of opgehaald gewoonlijk niet worden gebruikt om je te identificeren.
Marketing
De technische opslag of toegang is nodig om gebruikersprofielen op te stellen voor het verzenden van reclame, of om de gebruiker op een website of over verschillende websites te volgen voor soortgelijke marketingdoeleinden.
Beheer opties Beheer diensten Beheer leveranciers Lees meer over deze doeleinden
Bekijk voorkeuren
{title} {title} {title}