Waarom je een uitwisselbare functie niet moet verwarren met een passende functie

Of het nu om een bedrijfseconomisch ontslag gaat vanwege een slechte financiële situatie of puur op basis van organisatorische gronden, de termen uitwisselbare functie en passende functie zullen ongetwijfeld naar voren komen.

Er is een duidelijk verschil in de terminologie. Het is belangrijk dit verschil te kennen, zodat je weet wat je rechten en verplichtingen zijn als werkgever. Dit geldt met name tijdens een reorganisatie.

Het beste lees je dit blog in combinatie met mijn blog over het afspiegelingsbeginsel.

Waarom moet je precies weten wat een uitwisselbare functie is?

Als je een reorganisatie moet doorvoeren, ben je verplicht het afspiegelingsbeginsel toe te passen. Om dat te kunnen toepassen, heb je inzicht nodig in de functies in je organisatie. Je moet weten welke functies binnen je organisatie wel en niet onderling uitwisselbaar zijn.

Per categorie uitwisselbare functies pas je het afspiegelingsbeginsel toe om te zien wie boventallig verklaard moet worden. Dit is een wettelijke en objectieve regeling.

Wat is een uitwisselbare functie dan?

Wat de Wet zegt over uitwisselbare functies vinden we terug in artikel 13 van de Ontslagregeling. Een functie is uitwisselbaar met een andere functie als de functies vergelijkbaar zijn voor zover het betreft:

• de inhoud van de functie,
• de voor de functie vereiste kennis, vaardigheden en competenties,
• en de tijdelijke of structurele aard van de functie.
• Daarnaast moet het niveau van de functie en de bij de functie behorende beloning gelijkwaardig zijn.

Deze factoren beoordeelt het UWV ingeval van reorganisaties in onderlinge samenhang.

Hoe onderbouw je het bestaan van de uitwisselbare functies?

Als je functieomschrijvingen hebt, stuur je die als bijlagen mee in de ontslagprocedure. Uit die functieomschrijvingen blijkt als het goed is duidelijk wat de inhoud is van een bepaald type functie. Verder is het prettig als je ook kort omschreven hebt welke kennis, vaardigheden en competenties je als vereisten hebt.

Als je geen functieomschrijving hebt en je zodoende de functiecategorieën niet op papier kunt onderbouwen, gaat UWV uit van de feitelijke situatie. Die moet je in dat geval nauwgezet omschrijven. Houd daarbij vooraf alvast zoveel mogelijk rekening met het verweer van de voor ontslag voorgedragen werknemer.

Ook het salaris kan een indicatie geven

Stel dat je voor ontslag voorgedragen werknemer meent dat hij onderling uitwisselbaar is in functie met een ander en zodoende niet ontslagen zou mogen worden? Volgens jou is dat niet het geval, maar je hebt ook geen duidelijke functieomschrijvingen.

Door middel van eventuele salarisverschillen toon je ook het al dan niet bestaan van onderlinge uitwisselbaarheid aan.

Geef bijvoorbeeld inzicht in het salarisgebouw in je organisatie. Of als je dat niet hebt, benoem je de salarisverschillen.

Als het gaat om een verschil in salaris van één trede of schaal dan kan dat nog gerelateerd worden aan anciënniteit. Dus als iemand langer voor je werkt of ouder is, toon je met het een dergelijk salarisverschil niet direct een verschil in functie aan. Maar als er een groot verschil is of een duidelijke koppeling van een salarisschaal aan een functie dan kan dit een indicatie geven voor het niet onderling uitwisselbaar zijn.

Denk ook aan de omvang van de functie

Ik bedoel dan niet per definitie aan het fulltime of parttime uitoefenen van een functie. Maar een zaterdaghulp in een winkel zal niet snel onderling uitwisselbaar zijn met de medewerker die elke dag in de winkel werkt én bovendien de kassa opmaakt. Het verschil zit ‘m dan met name in het takenpakket. Bekijk dat dus vooral.

Zijn twee dezelfde typen functies altijd uitwisselbaar?

Nee. Een secretaresse van de Raad van Bestuur is niet per definitie onderling uitwisselbaar met een afdelingssecretaresse. Denk aan het niveau en aan het afbreukrisico.

Ook een taxichauffeur en een buschauffeur zijn niet in functie onderling uitwisselbaar. Alleen omdat ze allebei passagiers vervoeren, wil dat niet zeggen dat er sprake is van uitwisselbare functies.

Nogmaals, UWV kijkt dus goed naar de functie-inhoud, vereiste kennis en vaardigheden.

Het gaat om uitwisselbaarheid in functies en niet van medewerkers

Ik hoor regelmatig dat bijvoorbeeld Thomas nooit kan wat Lydia kan, omdat zij anders van karakter zijn. Dat is niet van belang als je kijkt naar onderlinge uitwisselbaarheid. Het gaat om de functie en niet om de medewerkers. Dus stel dat Thomas vaker de boel laat versloffen en Lydia doet dat nooit. Dan brengt dat niet met zich mee dat Thomas dan per definitie voor ontslag kan worden voorgedragen.

De toets op uitwisselbaarheid is kortom objectief gerelateerd aan de functie en niet subjectief aan de medewerker.

Verwar uitwisselbare functies niet met passende functies

Het zijn twee verschillende begrippen. Bij het begrip ‘passende functie’ wordt in tegenstelling tot bij uitwisselbare functies gekeken naar de subjectieve en persoonlijke mogelijkheden van de werknemer. De Hoge Raad heeft dat onder meer bevestigd in één van zijn uitspraken waarin de beoordelingsmaatstaf aan de orde kwam voor uitwisselbaarheid van een vervallen functie en een nieuw gecreëerde functie.

‘Indien er een functie vacant is of op korte termijn wordt, zal aan de hand van een beoordeling van de geschiktheid van de werknemer voor deze functie moeten worden bepaald of de functie voor hem/haar een passende functie is. Het begrip passende functie is derhalve anders en ruimer dan het begrip uitwisselbare functie’, aldus de Hoge Raad in diezelfde uitspraak.

Vergeet de herplaatsingsplicht niet

Voordat je overgaat tot het aanvragen van ontslag kijk je eerst in je onderneming of er nog herplaatsingsmogelijkheden zijn voor de boventallige medewerker. Lees hier meer over herplaatsing.

Tot slot: het begrip passend werk komt ook in andere gevallen voor

Ook ingeval van het aanbieden van werk in het kader van re-integratie komt het begrip passend werk voor. Lees meer over wanneer passende arbeid bedongen arbeid wordt in dit blog.

Er zijn nog meer voorbeelden te geven over wanneer passend werk aan bod komt, maar daarover in een volgend blog meer.

En nu?

Als je over moet gaan tot reorganisatie maak in ieder geval een duidelijke personeelslijst met daarin een opsomming van de medewerkers per functiecategorie. En geef ook aan onder welke leeftijdscategorie iedere medewerker valt.

Lees ook mijn blog over het voorbereiden van een reorganisatie via deze link. Meer weten over reorganisaties? Mail naar mail@suzannemeijersarbeidsrecht.nl of bel me voor een kort vrijblijvend gesprek via 030 3074461.

Geen gedoe met personeel

Meer lezen over hoe je gedoe met personeel voorkomt? Bestel dan mijn boek ‘Geen gedoe met personeel, arbeidsrecht voor ondernemers’. In negen hoofdstukken leg ik aan de hand van praktische tips en checklists uit waar je aan toe bent vanaf het aannemen van personeel tot aan een eventuele exit en alles ertussen in.

Bestel via deze link direct. *affiliate

Meer info? Klik hier voor een uitgebreide omschrijving.