• Home
  • Gratis tips
  • Over Suzanne
  • In de media
  • Training en Spreker
  • Blog
  • Voor werkgevers
  • Voor werknemers
  • Voor HR-Professionals
  • Contact
Blog
28 april 2018
Arbeidsovereenkomst

Hoe krijg je een ‘AVG-proof’ personeelsdossier? – Deel 2

In deel 1 van dit blog las je welke persoonsgegevens je mag verwerken in je personeelsdossier. En hoe lang je die gegevens eigenlijk mag bewaren.

Maar wie mag nou eigenlijk het personeelsdossier raadplegen? En welke rechten heeft je werknemer als het gaat om zijn eigen dossier? Lees het in deel 2.

Wie heeft toegang tot het personeelsdossier?

Het gebeurt vaker dan je denkt: de personeelsgegevens worden gewoon in een simpel Excel bestand bewaard, waar iedereen toegang toe heeft. Niet doen lijkt overbodig om te zeggen, maar is kennelijk wel nodig.

Alleen de personen die de gegevens nodig hebben om hun werk te doen – denk aan de HR-medewerker – die mogen er over beschikken. Wel moeten ze voldoen aan de geheimhoudingsplicht.

Mag je werknemer vragen om inzage in zijn personeelsdossier?

Ja, als werkgever moet je hem vervolgens binnen vier weken laten weten welke persoonsgegevens je verwerkt, voor welk doel je ze gebruikt, aan wie je de gegevens hebt verstrekt.

Dit heeft te maken met het feit dat een personeelsdossier meerdere kenmerken heeft die zodanig met elkaar samenhangen dat al die gegevens naar de werknemer zijn te herleiden. Daarom valt het dossier onder de AVG, of het nu wel of niet om geautomatiseerde bewerking van gegevens gaat, zo oordeelde ook de voorzieningenrechter in Utrecht.

Alleen als er sprake is van een dringende reden kan het verzoek om inzage worden geweigerd. Als er bijvoorbeeld notities zijn die ook over andere werknemers gaan, mag je ze niet laten zien.

Als een andere werknemer persoonlijke gedachten over de bewuste werknemer op papier heeft gezet die alleen bedoeld zijn voor intern gebruik, hoef je ze ook niet te verstrekken, aldus de Hoge Raad.

Wat als je werknemer zich niet kan vinden in de gegevens in zijn personeelsdossier?

Je werknemer heeft onder de AVG het zogenaamde recht van bezwaar tot verwerking, het recht op controle, correctie en verwijdering en het recht op vergetelheid. Je bent verplicht persoonsgegevens van de betrokkene zonder onredelijke vertraging te wissen, onder andere indien:

  • Persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt.
  • Je werknemer zijn toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond voor verwerking bestaat. Die toestemmingsgrondslag is dus tricky.
  • Je werknemer bezwaar maakt tegen de verwerking, maar denk ook aan de proportionaliteit en subsidiariteit;
  • Je de persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt hebt.

Wat is hier eigenlijk nieuw aan?

Nou, eigenlijk niet zoveel. Als je je dossiers altijd al op orde had dan merk je weinig verschil. Volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens golden de meeste regels al.

Wel nieuw is het fenomeen van dataportabiliteit. Dat houdt in dat je werknemer alle opgeslagen en verwerkte bestanden van zijn persoonsgegevens mag opeisen om deze eventueel over te dragen aan een ander, bijvoorbeeld als hij van werkgever wisselt. Onnodig om te zeggen dat hij ongetwijfeld niet de slechte beoordelingen zal overdragen.

Meer weten over dossieropbouw in het algemeen?

Lees dan dit blog en krijg gelijk 11 tips.

 

Deel dit

Reacties

  1. Anja Hulshof schreef:
    29 januari 2020 om 09:01

    Beste Suzanne,

    Hartelijk dank voor deze bijdrages. Ik ben werkzaam in Tanzania en maak graag toegepast gebruik van zaken die in Nederland goed geregeld zijn.

    Vriendelijke groet, Anja

    Beantwoorden
    1. Suzanne Meijers schreef:
      29 januari 2020 om 09:09

      Goed te horen Anja dat mijn blogs bruikbaar zijn en zelfs in Tanzania. Dank voor je bericht!
      Hartelijke groet,
      Suzanne Meijers

      Beantwoorden

Geef een antwoord Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Categorieën

  • Arbeidsovereenkomst
  • Arbeidsrelatie
  • Reorganisatie
  • Zieke werknemer

Download gratis e-book

‘Hoe ga je om met zieke werknemers?’

Hoe ga je om met zieke werknemers die meer hebben dan alleen een griepje? In dit gratis E-book editie 2023 behandel ik op een praktische manier in 17 artikelen de arbeidsrechtelijke kant van verzuim.

Download

Best gelezen blogs

  • adv atv Wat je moet weten over adv, atv en roostervrije dagen
  • verlofadministratie Waarom je een goede verlofadministratie bijhoudt
  • 1% ziek 1% ziek houden – goed idee?

Geen gedoe met personeel

ARBEIDSRECHT VOOR ONDERNEMERS

Geen gedoe met personeel bevat belangrijke arbeidsrechtelijke thema's en is vroeg of laat relevant voor iedere ondernemer met personeel. Inclusief praktische tips en handige checklists. Bestel direct je exemplaar!

Meer info en bestellen

Inschrijven voor de Arbeidsrecht Nieuwsbrief

ja graag!

Recente reacties

  • Suzanne Meijers op 3 x een waarschuwing = (g)een ontslag?
  • Gunnar Gerritsen op 3 x een waarschuwing = (g)een ontslag?
  • Suzanne Meijers op Gezagsverhouding in relatie tot de wet DBA: Koolmees geeft tips

elke twee weken GRATIS TIPS ontvangen?

ja graag!
  • Brigittenstraat 22
  • 3512 KM Utrecht
  • 030 - 307 44 61
  • KvK 83101624
    BTW NL862727236B01
  • Cookiebeleid
    Privacyverklaring Suzanne Meijers Arbeidsrecht Advocaat B.V.

Download gratis e-book

‘Hoe ga je om met zieke werknemers?’

Hoe ga je om met zieke werknemers die meer hebben dan alleen een griepje? In dit gratis E-book editie 2023 behandel ik op een praktische manier in 17 artikelen de arbeidsrechtelijke kant van verzuim.

Download
Beheer cookie toestemming
Wij gebruiken cookies om onze website en onze service te optimaliseren.
Functionele cookies Altijd actief
De technische opslag of toegang is strikt noodzakelijk voor het legitieme doel het gebruik mogelijk te maken van een specifieke dienst waarom de abonnee of gebruiker uitdrukkelijk heeft gevraagd, of met als enig doel de uitvoering van de transmissie van een communicatie over een elektronisch communicatienetwerk.
Voorkeuren
De technische opslag of toegang is noodzakelijk voor het legitieme doel voorkeuren op te slaan die niet door de abonnee of gebruiker zijn aangevraagd.
Statistieken
De technische opslag of toegang die uitsluitend voor statistische doeleinden wordt gebruikt. De technische opslag of toegang die uitsluitend wordt gebruikt voor anonieme statistische doeleinden. Zonder dagvaarding, vrijwillige naleving door uw Internet Service Provider, of aanvullende gegevens van een derde partij, kan informatie die alleen voor dit doel wordt opgeslagen of opgehaald gewoonlijk niet worden gebruikt om je te identificeren.
Marketing
De technische opslag of toegang is nodig om gebruikersprofielen op te stellen voor het verzenden van reclame, of om de gebruiker op een website of over verschillende websites te volgen voor soortgelijke marketingdoeleinden.
Beheer opties Beheer diensten Beheer leveranciers Lees meer over deze doeleinden
Bekijk voorkeuren
{title} {title} {title}