Hoe geef ik mijn werknemer een bonus?

Wat als je superblij bent met je werknemer en je hem of haar eens extra in het zonnetje wil zetten? Dan geef je graag een bonus als stimulans. Maar hoe dan? Waar moet je aan denken?

Dit was de vraag die ik kreeg van Charlotte van ’t Wout toen ik haar als voor mij inspirerende ondernemer vroeg mee te werken aan mijn Instagramrubriek: Vraag ’t Suzanne.

Wat is een bonus?

Iets dat je je werknemer gunt. Zomaar omdat je blij met haar bent óf omdat je het met haar afsprak aanvullend op de vaste arbeidsvoorwaarden.

Het is vaak een subjectief onderdeel, maar tegelijkertijd kun je er ook objectieve maatstaven aan koppelen. In dat laatste geval spreek je dus vooraf met elkaar af aan welke voorwaarden voldaan moet zijn om een bonus te verkrijgen.

Leg je het recht op een bonus vast?

Wil je de vrijheid hebben om een enkele keer een extraatje te geven dan hoef je dat echt niet vast te leggen. Maar wat in dat geval geen kwaad kan, is het sturen van een mailtje aan je werknemer waarin je de reden aangeeft waarom je een bonus wil geven. Bijvoorbeeld omdat je blij bent met extra werk dat ze heeft verricht. Door het sturen van de e-mail geef je nog eens een compliment. En dat kan natuurlijk nooit kwaad.

Ben je van plan om structureel een bonus uit te keren of gerelateerd aan een bepaalde gebeurtenis dan raad ik wel aan een apart document op te stellen. Dat noem je dan vaak in de vorm van een addendum c.q. aanhangsel bij de arbeidsovereenkomst of in een aparte bonusregeling.

Dus is de bonus gerelateerd aan een omzettarget of aan winst van de onderneming leg dan goed vast onder welke voorwaarden een recht bestaat op een bonus.

Ontstaat niet snel een discussie over het recht op een bonus?

Ik maak dat geregeld mee. Aan de andere kant zie ik natuurlijk vooral de gevallen waarin het misgaat.

Maar als je vooraf goed vastlegt aan welke voorwaarden een werknemer moet voldoen om in aanmerking te komen voor een bonus dan heb je al veel gewonnen.

Wat als je werknemer midden in het jaar vertrekt?

In de bonusafspraken die ik opstel, neem ik altijd op dat wanneer de werknemer gedurende het kalenderjaar vertrekt, hij geen recht heeft op een bonus. Een andere mogelijkheid is natuurlijk dat er een pro rato gedeelte van de bonus wordt voldaan aan de vertrekkende werknemer.

Dat kan uiteraard ook afhankelijk zijn van de voorwaarden wanneer er recht bestaat op zo’n bonus.

Het gaat bedrijfseconomisch slecht met het bedrijf. Moet je dan toch een bonus uitkeren?

In principe niet als je je het recht voorbehoudt om niet tot uitkering over te gaan als de bedrijfseconomische omstandigheden het niet toelaten. Of als het resultaat lager is dan bedrag X.

Maar let op dat je niet zomaar de bonusregeling eenzijdig kunt wijzigen. Dus ook hier komt het weer aan op formulering vooraf en de handelwijze achteraf.

En wat als je werknemer disfunctioneert?

Je maakte afspraken over uitbetaling van de bonus. Je werknemer behaalt de omzet, maar je wil hem niet belonen omdat hij disfunctioneert.

Kijk eerst aan de hand van dit blog en dit gratis stappenplan of er echt sprake is van disfunctioneren en zo ja, of je goed op weg bent met een verbetertraject.

Je kunt desondanks niet in al deze gevallen een bonus bijstellen tot nihil, aldus de kantonrechter Overijssel.
Neem in ieder geval in je bonusvoorwaarden op dat je niet uitkeert bij disfunctioneren. Dat is alvast een start.

Let op als er een bepaalde structuur ontstaat

Stel je keert elk jaar na afloop van een kalenderjaar een bonus uit aan je medewerkers die varieert in hoogte. Dat doe je eigenlijk al zeven jaar achter elkaar. Het achtste jaar doe je het niet. Hebben je medewerkers dan een verworven recht?

Het is natuurlijk allemaal afhankelijk van het geval en de voorwaarden waaronder de bonus ooit tot stand gekomen is. Maar als er min of meer een structuur in zit, kan er op een gegeven moment een recht ontstaan. Als daarvan sprake is, wordt vaak gekeken naar een representatief gemiddelde. Jurisprudentie kan een houvast zijn voor jouw specifieke geval.

Een voorbeeld uit de praktijk: de kantonrechter Utrecht oordeelde dat bij de berekening van het vakantieloon rekening wordt gehouden met de gemiddelde bonus over een referteperiode van vijf jaar.

En nu?

Leg de afspraken en de uitleg goed vast, liefst gecheckt door een arbeidsrechtspecialist.

En volg jij me al op Instagram? Ik ben te vinden als SuzanneMeijersArbeidsrecht. Doen! Want zo blijf je op de hoogte door wekelijkse tips op het gebied van arbeidsrecht én geef ik je een inkijkje in mijn arbeidsrechtpraktijk.