In mijn praktijk merk ik steeds vaker dat ook werknemers heel goed op de hoogte zijn van de AVG.
Jij geeft een waarschuwing omdat je werknemer voor de zoveelste keer te laat op het werk verscheen. Je werknemer protesteert niet alleen tegen die waarschuwing, maar vraagt tegelijkertijd zijn dossier op.
Wat doe je dan?
Eerst een kleine disclaimer
Laat ik voorop stellen dat ik niet dé expert ben op het gebied van de AVG. Daarvoor moet je bijvoorbeeld bij Charlotteslaw zijn of een andere AVG-specialist.
Ik weet natuurlijk wel hoe het zit met privacy op de werkvloer.
Mag je werknemer vragen om inzage in zijn dossier?
Ja, als werkgever moet je hem vervolgens binnen vier weken laten weten welke persoonsgegevens je verwerkt, voor welk doel je ze gebruikt, aan wie je de gegevens hebt verstrekt.
Wat als je nog steeds werkt met papieren dossiers?
De Wet Bescherming Persoonsgegevens ging in principe alleen over geautomatiseerde bewerking van gegevens. De AVG gaat vooral ook om bestanden. Het maakt dus niet uit of het personeelsdossier met name op papier staat en niet in een geautomatiseerd systeem.
De rechter in Utrecht vond dat de dossiers die je van je werknemers bijhoudt zodanige kenmerken heeft dat de AVG hoe dan ook van toepassing is.
Moet je dan alles doorsturen?
Nee, niet altijd.
Je kunt het verzoek weigeren in verband met een dringende reden. Notities die ook over andere werknemers gaan, hoef je om die reden bijvoorbeeld niet te laten zien.
De Hoge Raad heeft verder bepaald dat wanneer een andere werknemer persoonlijke gedachten over de bewuste werknemer op papier zette die alleen bedoeld zijn voor intern gebruik, je die notities ook niet hoeft te geven.
Maar de inhoud van zijn dossier is toch al bekend bij je werknemer?
Waarom zou je werknemer zijn dossier opvragen? Een werkgever vroeg mij dit laatst. Hij had de indruk dat zijn werknemer hem gewoon aan het testen was.
Want hij stuurde toch altijd al functioneringsverslagen door. Mailtjes die hij aan zijn werknemer richtte over de derde keer dat hij die week te laat kwam, heeft hij ook echt ontvangen.
Kortom, alles was één op één bekend. Waarom dan toch doorsturen? En belangrijker nog:
Kun je hem op die grond dan afgifte van het dossier weigeren?
Nee zegt de rechter in Den Haag. De werknemer in kwestie ging procederen omdat zijn werkgever hem op die grond weigerde zijn dossier te sturen.
Bekendheid met gegevens is geen grond voor het niet verstrekken van stukken. Dus je werknemer kan ook een kopie vragen van informatie die hem al eens is gestuurd.
Dus hoe zit het?
Als je werknemer erom vraagt, verstuur je hem zijn personeelsdossier. Maar let goed op dat je sommige onderdelen weg kunt laten. Zoals bijvoorbeeld notities geschreven over de werknemer door één van je andere werknemers.
Meer weten over het AVG-proof krijgen van je personeelsdossiers?
Sprake van disfunctioneren?
En lees dit blog en download daar ook een gratis stappenplan.
Waardevolle informatie, bedankt!
Geen dank. En bedankt voor het compliment!
Mag een werkgever ook een mailwisseling tussen de advocaat van de werknemer en de advocaat van de werkgever, opnemen in zijn dossier? Dit tast toch de wet op privacy aan? Omdat alle managers daarna, mocht de werknemer van afdeling wisselen, inzage in dat zelfde dossier hebben.
Ik denk dat het in veel gevallen wel mag. Maar lees vooral ook even mijn blogs over een AVG-proof personeelsdossier over wat wel en niet mag. Via deze link en deze link.