Hoe waardevol is een aanbeveling?

Van Hanneke kreeg ik de vraag hoe waardevol een – goede – aanbeveling nu eigenlijk is. Hanneke is HR Professional en heeft daarnaast een eigen coachingspraktijk en blog genaamd HealthbyHanneke waarin ze goede en relevante tips geeft over een gezonde leefstijl.

Ik begin even bij de basics die Hanneke natuurlijk al lang kent, maar die handig zijn om op een rij te hebben.

Eén van je werknemers vertrekt en dan?

Hij kan je vragen om een getuigschrift. Als werkgever ben je dan wettelijk verplicht om die te geven bij het einde van de arbeidsovereenkomst.

Wat zet je daar dan in?

Je vermeldt in ieder geval:
• het soort werkzaamheden;
• de omvang van het werk – dus de uren per week;
• en de start en einddatum van het dienstverband.

Alleen als je vertrekkende werknemer erom vraagt, vermeld je nog:
• je waardering over de manier waarop hij het werk deed;
• de reden van het einde van het dienstverband.

Is een getuigschrift hetzelfde als een aanbeveling?

In de wet staat alleen een plicht opgenomen over het verstrekken van een getuigschrift, maar niets over aanbevelingen. Maar of je nu getuigschrift, aanbeveling of referentie gebruikt, in de rechtspraak haakt men aan bij het wetsartikel over getuigschrift.

Let wel even op de AVG en dus de privacy van je werknemer

Want een getuigschrift op papier kun je makkelijk laten checken door je ex-werknemer en die ziet dan wel wat hij ermee doet. Maar het geven van een aanbeveling of referentie zal over het algemeen mondeling gaan. Je mag ze alleen geven met toestemming van je ex-werknemer.

Het is dan aan beiden om goed af te stemmen wat de verwachtingen zijn. Hiermee voorkom je zoveel mogelijk discussie achteraf.

En ben je de potentiële nieuwe werkgever? Check dan hier even hoe het checken van aanbevelingen zit in relatie tot de AVG.

De Universiteit Leiden handelde bijvoorbeeld onrechtmatig tegenover een sollicitant door zonder toestemming verkregen informatie te gebruiken in de procedure.

Maar wat als je geen zin hebt om een aanbeveling te geven?

Kort door de bocht gezien, zit het zo: als je ex-werknemer hierom vraagt en je doet het niet dan ben je schadeplichtig voor de daardoor veroorzaakte schade. Dit antwoord moet ik natuurlijk wel iets nuanceren.

Want een werknemer kan niet verlangen dat je meedeelt dat hij zijn werk goed deed als dat niet zo was. Houd het dan bij een neutrale formulering.

Als hij het niet eens is met de formulering zal hij moeten aantonen dat er onjuistheden in staan. Staan die er niet in dan zal hij het daarmee moeten doen.

Het is logisch dat een vertrekkende werknemer niet wil dat je je negatief uitlaat over zijn functioneren. Ook daarom is een neutrale formulering aan te raden.

Geef je juiste, maar wel overbodige of negatieve informatie? Dan kan je ex-werknemer je aansprakelijk stellen voor de door hem geleden schade.

Moet je dan liegen tegen een potentiële nieuwe werkgever?

Als je ex-werknemer solliciteert, zal hij aan de referent vooraf moeten aangeven dat hij bepaalde negatieve informatie wil uitsluiten. De referent kan dan op zijn beurt een afweging maken of hij nog wel een aanbeveling wil afgeven. Want ja, hij moet wel een correct beeld geven aan de potentiële werkgever.

Doe je dat niet dan kun je zomaar aansprakelijk worden gesteld door de nieuwe werkgever. Je handelt dan namelijk onzorgvuldig.

Het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden oordeelde daarover dat bij het verstrekken van een referentie als uitgangspunt geldt dat zo veel mogelijk relevante informatie aan de ‘potentiële werkgever’ mag – en zelfs moet – worden verstrekt. Dus informatie die van belang is voor het functioneren van de sollicitant.

Kun je vooraf afspraken over de inhoud van een aanbeveling?

Want als je het zo leest, wil je voorkomen dat je door wie dan ook wordt ‘gepakt’.
Als je met wederzijds goedvinden uit elkaar gaat dan spreek je vaak af dat een positief getuigschrift en positieve referenties worden afgegeven. Maar doe dit dus niet als je je hierin niet kunt vinden. Houd het bij neutrale referenties.

TIP: Beter nog, stem van tevoren af wie als referent optreedt en hoe die aanbeveling er dan uitziet.
Je kunt nog voortvarender tewerk gaan en in je personeelshandboek opnemen hoe om te gaan met aanbevelingen bij vertrek. Bijvoorbeeld dat de voormalige werknemer zelf bepaalt wie de aanbeveling doet. Maar ook wat de inhoud daarvan (op zijn minst) is.

En nu?

• Geef een aanbeveling als je ex-werknemer daarom vraagt.
• Houd de formulering zo neutraal mogelijk, tenzij je natuurlijk super enthousiast was over de werknemer. Maar dan hoeft hij er misschien niet eens om te vragen.
• Zorg voor relevante informatie aan de potentiële werkgever maar geef geen overbodige, negatieve informatie.

En jij, geef jij aanbevelingen? En zo ja, hoe?