Wanneer mag cameratoezicht? Inclusief checklist

Als je vermoedens hebt van diefstal hang je gewoon verborgen camera’s op, toch? Nou, niet helemaal gewoon. Sta even stil bij het volgende.

Of word je al moe van alle commotie rond de AVG? En over alle informatie rondom gegevensverwerking?

Geen punt. Dit blog gaat over de praktische kant van verwerking van gegevens op de werkvloer. Onderaan staat bovendien een handige checklist.

Wanneer hang je camera’s op?

Als je een gerechtvaardigd belang hebt. Je hebt vermoedens van diefstal door personeel. Of je hebt een luxe sieradenwinkel en je beschermt mede door het cameratoezicht je werknemers tegen een overval.
Het cameratoezicht moet noodzakelijk zijn. Denk dus na of er geen andere mogelijkheid is om je doel te bereiken. Zeker omdat je ingrijpt in de privacy van je werknemer.

En zoals ik al eerder blogde, die wordt goed beschermd. Zo mag je niet zomaar de e-mail checken van je werknemer en mag je hem ook niet volgen op Strava.

Verder zorg je ervoor dat je ook andere maatregelen treft en niet alleen afgaat op het cameratoezicht.

Wanneer mag je cameratoezicht houden?

Doe de privacytoets. Dit betekent dat je eerst de belangen en rechten van je werknemers en eventuele bezoekers afweegt tegen je eigen belang.

Als je een ondernemingsraad hebt, bespreek je met hem de plannen om camera’s te plaatsen. De OR moet instemmen met je voorgenomen besluit. Dat geldt voor elk personeelsvolgsysteem. Dus ook voor trackingdevices in auto’s, sporthorloges en telefoons.

En gebruik de beelden alleen voor het doel waarvoor je de camera’s ophing. Dus als je merkt dat je werknemer disfunctioneert, kun je de beelden niet gebruiken als het doel het ontmaskeren van een dief was.

In de rechtspraak worden dergelijke beelden toch regelmatig als bewijs toegestaan. Maar dat heeft soms wel tot gevolg dat je een fikse vergoeding om je oren krijgt.

Waar hang je camera’s op?

Alleen op de plaats waar je vermoedens hebt van de diefstal. Dus recht boven de kassa en niet in het hele restaurant of winkel.

Heb je vermoedens van drugsgebruik en wil je – al dan niet zogenaamd – onder het mom van het gerechtvaardigde belang van bescherming van je werknemers een camera plaatsen? Cameratoezicht in de wc mag sowieso niet. Die inbreuk is te groot.

Moet je je werknemers informeren over het cameratoezicht?

Ja, in principe wel. Zorg dus dat er bordjes hangen in het pand waarop staat dat er camera’s hangen.
Meld het cameratoezicht ook bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit gebeurt volgens mij overigens nooit, maar het moet dus wel.

Verborgen cameratoezicht is niet zomaar toegestaan. Gewoon, omdat de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer te groot is. Als je een redelijk vermoeden hebt van diefstal of fraude en je hebt al andere maatregelen geprobeerd, mag je verborgen camera’s inzetten. Als er geen sprake is van een strafbaar feit dan ben je zelfs strafbaar als je cameratoezicht verborgen houdt.

Hoe lang mag je cameratoezicht houden?

In principe oneindig, maar als het gaat om verborgen cameratoezicht mag het slechts tijdelijk.
Dat kan ook inhouden dat je alleen in de nacht filmt, omdat je sterke vermoedens hebt dat je medewerkers in de nachtploeg van je stelen.

Mag je de camerabeelden bewaren?

Ja, maar niet langer dan strikt noodzakelijk. Hoe je dat bepaalt, is lastig. De Wet kent namelijk geen specifieke bewaartermijnen. Een indicatie die de Wet Bescherming Persoonsgegevens geeft, is vier weken.

Legde je een diefstal vast? Dan mag je de beelden langer bewaren. Namelijk tot dit is afgehandeld.

Hoe ga je te werk? Checklist voor werkgevers

Deze lijst is gebaseerd op die van de Autoriteit Persoonsgegevens:

• Voer een privacytoets uit:
  – Is de inzet van camera’s noodzakelijk?
  – Kan het doel ook op een minder ingrijpende manier worden bereikt?
  – Weegt je (bedrijfs)belang op tegen het privacybelang van je werknemers?
• Meld het cameratoezicht bij de autoriteit persoonsgegevens.
• Vraag vooraf toestemming aan de ondernemingsraad.
• Informeer je werknemers en bezoekers dat er camera’s hangen, bijvoorbeeld via bordjes.
• Zet je bewakingscamera’s in om je werknemers en/of eigendommen te beveiligen, dan mag je de beelden hiervan niet gebruiken om je werknemers aan te spreken of te beoordelen op hun functioneren. Maar de rechtspraak laat dergelijk bewijs regelmatig wel toe.
• Zorg dat de inbreuk op de privacy van je werknemers zo klein mogelijk is. Hang daarom geen camera’s op de wc.

Bij inzet van verborgen camera’s geldt verder:

• Gebruik verborgen camera’s alleen in bijzondere omstandigheden, zoals bij diefstal of fraude.
• Meld het verborgen cameratoezicht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
• Zorg dat je kunt aantonen dat je op een andere manier geprobeerd hebt om een einde te maken aan de diefstal of fraude.
• Gebruik geen verborgen camera’s voor trainingsdoeleinden. Zo is mystery shopping met een verborgen camera niet toegestaan. De inzet van verborgen camera’s is een te zwaar middel voor dit doel.
• Zet de verborgen camera’s tijdelijk in. Permanent heimelijk cameratoezicht is nooit toegestaan.
• Informeer de betrokken werknemers achteraf over de controle met de verborgen camera.
• Informeer alle werknemers vooraf dat je tijdelijk verborgen camera’s zult inzetten bij vermoedens van diefstal.