Waarom een studieovereenkomst een goed idee is

‘Al jaren investeer ik in de studie van Linda en nu wil ze een sabbatical.’ Claudia vult haar glas met water. ‘Het ergste is, ze heeft opgezegd en weet niet of ze ooit nog terugkomt. Ze houdt alle opties open.’ Met haar wijs- en middelvingers maakt ze bij die laatste zin aanhalingstekens in de lucht.

‘Ik vind hier dus wat van. En die € 15.000,– die meneer Nyenrode heeft geïncasseerd, wil ik natuurlijk wel terug. Dat begrijp je.’

Mijn eerste vraag is of Claudia en Linda iets afspraken over het terug betalen van studiekosten en zo ja, wat dan. Sloten zij een studieovereenkomst met elkaar?

Tip: lees het hele blog om de update onderaan niet te missen.

Waarom zou je een studieovereenkomst sluiten?

Nou bijvoorbeeld omdat je een groot bedrag investeert en daar wel wat van terug wil zien net als Claudia. Je werknemer hoeft niet tot het oneindige in het krijt te staan bij je, maar een hele studie cadeau doen, hoeft echt niet zomaar.

Wat zegt de wet daarover?

Een werkgever mag aanspraak maken op een eventuele terugbetaling van studiekosten. Maar, je raadt het al, deze bevoegdheid is niet onbeperkt. Zij wordt begrensd door wettelijke bepalingen, door de eisen van goed werkgeverschap en de norm van de redelijkheid en billijkheid.

Onder welke voorwaarden mag je studiekosten terugvorderen?

Als je iets weet van het arbeidsrecht dan zegt het arrest Muller/Van Opzeeland je waarschijnlijk wel iets. Wat de Hoge Raad daarin bepaalde, is al sinds tientallen jaren leidend. In de studieovereenkomst mag je een terugbetalingsregeling van studiekosten opnemen. Maar de voorwaarden van die regeling moeten:

1. een periode vaststellen waarin je als werkgever baat hebt van de door je werknemer tijdens diens studiewerkzaamheden verworven kennis en vaardigheden;
2. bepalen dat je werknemer, indien de dienstbetrekking eindigt, het loon (studiekosten) over die periode aan de werkgever zou moeten terugbetalen, en
3. deze terugbetalingsverplichting moet naar evenredigheid verminderen.

Wat neem je allemaal op in de studieovereenkomst?

Bedenk wat een redelijke periode is waarbinnen je profiteert van de opleiding van je werknemer. Hoeveel is de investering in de opleiding en laat door middel van een staffel het bedrag lager worden naarmate de tijd verstrijkt. Dus je zou bijvoorbeeld drie jaar na afronding van de studie je ex-werknemer nog 33% kunnen laten terugbetalen. Terwijl wanneer hij direct vertrekt na afloop of zelfs tijdens de studie hij 100% moet terugbetalen.

Denk er ook over na of je werknemer tijdens de dagen waarop hij naar het opleidingsinstituut gaat een dag vrij krijgt. Moet hij die terugbetalen of niet? Of neem hij daar zelf dagen voor op?

Stel dat je werknemer een examen moet volgen, vergoed jij dan de kosten voor dat examen. En hoe vaak mag hij (her)examen doen?

En wees duidelijk met het maken van de afspraken

Want als je woorden gebruikt als amortisatie dan heeft de Utrechtse kantonrechter in ieder geval onlangs vastgesteld dat niet duidelijk genoeg was dat de werkgever hiermee terugbetaling van de studiekosten bedoelde.

Voor de geïnteresseerden onder ons: amortisatie heeft meerdere betekenissen, onder meer: afschrijving van goodwill, afname van kapitaal in een besloten vennootschap door aandelen in te trekken of de waarde van de aandelen bij statutenwijzing te verminderen.

Deze werkgever kon dus naar de terugbetaling van de studiekosten fluiten. De studieovereenkomst was niet duidelijk genoeg.

Verreken studiekosten eventueel met de transitievergoeding

In sommige gevallen is verrekening met de transitievergoeding mogelijk.

Het zal je niet zijn ontgaan, vanaf 1 januari 2020 treedt de Wet Arbeidsmarkt in Balans in werking. Vanaf dan kunnen werkgevers kunnen niet alleen inzetbaarheidskosten in mindering brengen die gericht zijn op een andere functie bij een andere werkgever. Maar dan zou je ook inzetbaarheidskosten die gericht zijn op een andere functie in je eigen onderneming in mindering kunnen brengen.

Vraag jezelf dus af dit misschien op jullie situatie van toepassing is. En lees dit blog over het in mindering brengen van kosten op de transitievergoeding.

Sluit dus een studieovereenkomst

Zeker als het gaat om een dure opleiding of als je meerdere werknemers hebt die opleidingen volgen. Denk wel aan de voorwaarden waaraan de studieovereenkomst moet voldoen, want anders heb je er nog niets aan.

Update november 2021: nieuwe wetgeving op komst

Een Europese richtlijn zorgt ervoor dat in de loop van 2022 nieuwe regels gaan gelden over o.a. het studiekostenbeding. Dat gaat het volgende betekenen:

‘De werkgever moet betalen voor opleidingen die verplicht zijn op basis van de wet of cao. Voor deze opleidingen mag de werkgever niet meer in een studiekostenbeding vastleggen dat de werknemer (een deel van) de studiekosten moet terugbetalen als hij binnen een bepaalde periode na het volgen van de opleiding uit dienst treedt. Ook wordt het volgen van de opleiding als arbeidstijd beschouwd.’

Een studiekostenbeding is onder bepaalde omstandigheden dan niet meer rechtsgeldig, want nietig. Vooralsnog is hier dus nog geen sprake van, maar er ligt een wetsvoorstel dat nog langs de Tweede en Eerste Kamer moet. Op 1 augustus 2022 treedt de wet – zonder overgangsrecht – in werking.

Werk je met een studieovereenkomst of heb je hier vragen over? Ik denk graag met je mee.