Afspiegelingsbeginsel – zo pas je het toe

‘We hebben onvoldoende omzet gedraaid en maken gigantische verliezen. De NOW regeling leverde te weinig op om de kosten op de lange termijn te dekken. We moeten reorganiseren.’ Thea legt uit dat ze het besluit niet lichtvaardig neemt. Als directeur gaat het haar aan het hart dat ze mensen moet ontslaan.

Of je nu net als Thea rode cijfers draait of reorganiseert terwijl je zwarte cijfers draait, je krijgt waarschijnlijk te maken met het afspiegelingsbeginsel.

*Disclaimer. Thea reorganiseert in dit voorbeeld na afloop van de NOW. Check ook even onder dit blog hoe het zit met NOW en ontslagaanvragen.

Eerst even dit over uitwisselbare functies

Want voordat ik kan uitleggen wat het afspiegelingsbeginsel inhoudt, moet je weten wat een uitwisselbare functie is. Las je mijn blog daarover al? Nee, doe het nog even om zo meer begrip te krijgen.

Klik hier om meer te lezen over uitwisselbare functies.

Verwar het afspiegelingsbeginsel niet met het ‘LIFO’-beginsel

Als Thea reorganiseert, moet ze de juiste volgorde voor ontslag vaststellen. Dat betekent dus dat het afspiegelingsbeginsel moet kloppen.

En dat is niet zoals vroeger dat degene die het laatste aangenomen is, ook als eerste voor ontslag in aanmerking komt. Dit noemen ze ook wel het ‘LIFO’-beginsel oftewel ‘Last In First Out’. Hier namen we jaren geleden al afscheid van.

Nu moeten we dus het afspiegelingsbeginsel toepassen.

Wat houdt het afspiegelingsbeginsel dan wel in?

Het beginsel staat in artikel 11 van de Ontslagregeling.

Bij het afspiegelingsbeginsel worden werknemers met vergelijkbare – zogenaamde uitwisselbare functies, waarover straks meer – ingedeeld in leeftijdsgroepen. Het gaat om de volgende leeftijdsgroepen:

• 15 tot 25 jaar;
• 25 tot 35 jaar;
• 35 tot 45 jaar;
• 45 tot 55 jaar;
• 55 jaar en ouder.

Binnen elke leeftijdsgroep wordt bekeken wie het laatst is aangenomen. Deze werknemers worden dan als eerste ontslagen.

Ga aan de slag met je personeelslijst

Eén van de eerste vragen die ik Thea stel is of ze een duidelijke personeelslijst wil opstellen. Daarin maakt ze per functiecategorie – vanwege de uitwisselbaarheid – een opsomming van de medewerkers en geeft ze ook aan onder welke leeftijdscategorie iedere medewerker valt.

Enkele voorbeelden over toepassing afspiegelingsbeginsel

Voorbeeld 1. Drie medewerkers in zelfde categorie
Stel Thea moet één arbeidsplaats laten vervallen in de functie van administratief medewerker. Drie medewerkers werken in die functie.

Als ze alle drie in een andere leeftijdscategorie of alle drie in dezelfde leeftijdscategorie zitten dan vervalt de arbeidsplaats van de administratief medewerker die het kortst in dienst is. Toch een beetje dat ‘LIFO’-principe dus.

Voorbeeld 2. Procentuele verdeling
Stel dat twee administratief medewerkers tussen de 45 en 55 jaar oud zijn, één van 47 jaar met vier dienstjaren en één van 48 jaar met tien dienstjaren. Een derde administratief medewerker is 34 jaar en kwam als laatste in dienst. Hij heeft net geen vier dienstjaren. In dat geval zal de medewerker van 47 jaar voor ontslag moeten worden voorgedragen.

Dit komt door de procentuele verdeling waar in het afspiegelingsbeginsel rekening mee wordt gehouden.

Wat als je dezelfde waarden in het afspiegelingsbeginsel hebt?

Voorbeeld 3. Dezelfde waarden
Stel dat Thea twee administratief medewerkers in dienst heeft en ze moet één arbeidsplaats laten vervallen. Ze traden op precies dezelfde datum in dienst en zijn allebei tussen de 45 en 54 jaar. Wie komt er dan voor ontslag in aanmerking?

Artikel 11 lid 3 sub b van de Ontslagregeling is hier kort over. Dan beslist Thea als werkgever. Zij moet haar keuze wel motiveren. Dus vindt zij Kevin of Wilma beter functioneren? Dan mag Thea dat als waarde erbij betrekken, mits zij dit onderbouwt.

Let wel, normaal gesproken mag zo’n toch wel subjectieve invulling absoluut geen invloed hebben ingeval van bedrijfseconomisch ontslag.

En wat als de werknemer onmisbaar is?

Ingeval van een onmisbare werknemer mag Thea een uitzondering maken op het afspiegelingsbeginsel. Volgens lid 5 van artikel 11 Ontslagregeling moet zij dan te maken hebben met een werknemer die beschikt over ‘zodanige bijzondere kennis of bekwaamheden dat zijn ontslag voor het functioneren van de onderneming te bezwaarlijk zou zijn dat hij buiten beschouwing moet worden gelaten’.

Geloof mij als ik zeg dat dit bijna nooit hard te maken valt. Je moet bij het UWV aantonen waaruit die bijzondere kennis en bekwaamheden dan bestaan. Denk dan aan het onderbouwen door middel van diploma’s. Dan ben je er nog niet, want je zult ook moeten aangeven in hoeverre je onderneming gebruik heeft gemaakt van die kennis en vaardigheden. Tot slot zal je nog moeten aantonen hoeveel tijd en geld het kost om dit over ter dragen aan een andere werknemer.

Voordat je gaat afspiegelen, neem je eerst afscheid nemen van bepaalde groepen

Per categorie uitwisselbare functies waar één of meerdere arbeidsplaatsen vervallen, houd je ook rekening met het volgende. Voordat je toekomt aan het afscheid nemen van medewerkers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd moet je onder meer eerst afscheid nemen van AOW-ers en medewerkers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd die minder dan 26 weken looptijd heeft vanaf moment UWV-beslissing.

Raadpleeg een arbeidsrechtspecialist om te kijken hoe dat er bij jouw onderneming uitziet.

En wat als er maar één iemand werkt in een functie?

Werkt er maar één medewerker in een bepaalde functie? Dan noemen we dat een unieke functie. Als juist die functie komt te vervallen, dan heb je dus niets te maken met het afspiegelingsbeginsel.

Is er in jouw bedrijf een cao van toepassing?

Dan geldt er misschien een uitzondering op het afspiegelingsbeginsel. Check dus ook de cao. In sommige gevallen kan maximaal 10% van het totale aantal werknemers dat voor ontslag in aanmerking komt buiten beschouwing worden gelaten indien dat bij cao wordt geregeld.

Vergeet de herplaatsingsplicht niet

Voordat je overgaat tot het aanvragen van ontslag kijk je eerst in je onderneming of er nog herplaatsingsmogelijkheden zijn voor de boventallige medewerker. Lees hier meer over herplaatsing.

Meer weten over het voorbereiden van reorganisaties? Lees dit blog of mail naar mail@suzannemeijersarbeidsrecht.nl of bel me voor een kort vrijblijvend gesprek via 030 3074461.

Geen gedoe met personeel

Meer lezen over hoe je gedoe met personeel voorkomt? Bestel dan mijn boek ‘Geen gedoe met personeel, arbeidsrecht voor ondernemers’. In negen hoofdstukken leg ik aan de hand van praktische tips en checklists uit waar je aan toe bent vanaf het aannemen van personeel tot aan een eventuele exit en alles ertussen in.

Bestel via deze link direct. *affiliate

Meer info? Klik hier voor een uitgebreide omschrijving.