Waarom je werknemers verplicht vakantie laat opnemen

Een redacteur van NPO radio 1 belde. Of ik iets kon vertellen over het feit dat werkgevers hun werknemers verplichten vakantiedagen op te nemen? Natuurlijk. Leuk.

Want door corona nemen werknemers kennelijk te weinig dagen op. Het gevolg is een stuwmeer. Mag een werkgever zijn werknemers eigenlijk vakantie laten opnemen?

Het korte antwoord. Ja, maar alleen onder bepaalde voorwaarden. Wat die voorwaarden zijn, leg ik uit. Net als de vraag wat te doen als je het niet goed hebt geregeld.

* Eind 2018 blogde ik al met het advies om alvast na te denken over verplichte vrije dagen in 2019. Klik hier om te lezen. En vind je het interessant om meer te lezen over vakantiedagen en andere vormen van verlof? In mijn boek ‘Geen gedoe met personeel, arbeidsrecht voor ondernemers’ gaat heel hoofdstuk 5 daarover. Klik hier voor meer informatie en om direct te bestellen.

Waarom zou je verplicht vakantie opleggen?

Ook zonder corona is het goed om even stil te staan bij de volgende vraag. Gaan de telefoons niet over in bepaalde periodes van het jaar en blijven de mailboxen leeg? Dan kan je personeel net zo goed vrij zijn. Toch?

Je kunt er voor kiezen om vakantiedagen verplicht op te leggen als je je bedrijf wenst te sluiten tijdens de kerstperiode, in de zomervakantie of de dag na Hemelvaart. Je moet dan wel voldoen aan een aantal voorwaarden.

Kondig duidelijk aan

Zorg voor een duidelijke aankondiging voordat je het bedrijf echt sluit. Dit doe je door in de arbeidsovereenkomst of in je bedrijfsreglement op te nemen dat je die mogelijkheid hebt. Dat kan bijvoorbeeld door iets op te nemen in de trant van:

De werkgever mag maximaal vijf werkdagen in een kalenderjaar zonder overleg met de werknemer als verplichte vakantiedagen aanwijzen. Deze aanwijzing en bekendmaking vindt plaats voor 1 januari van dat kalenderjaar.

Soms staat er iets over in de cao die van toepassing is. Check die dus ook even.

Op tijd meedelen verplicht vakantie

Deel de data vervolgens op tijd mee, bijvoorbeeld aan het einde van een kalenderjaar voor het jaar daarna of anders aan het begin van het kalenderjaar. Het gaat erom dat je werknemers voldoende gelegenheid moeten hebben om zich op de vakantie voor te bereiden.

Zijn die verplichte dagen een extraatje?

Het staat je uiteraard vrij om verplichte vrije dagen cadeau te doen. Maar je hoeft die verplichte vrije dagen dus niet te geven.

Blijf in ieder geval redelijk als het gaat om het aantal. Leg niet alle verlofdagen verplicht op, ook al is er wettelijk gezien geen maximum.

Wat als het verlofsaldo van je werknemer niet voldoende is?

Het kan natuurlijk ook gebeuren dat je werknemer onvoldoende vakantiedagen heeft. Bijvoorbeeld omdat hij eerder ook al dagen opgenomen heeft en nu tijdens de verplichte bedrijfssluiting in de knel komt.

Helaas, dat komt voor jouw rekening en risico. Het is dus belangrijk een goede verlofadministratie bij te houden.

Wat als je niets regelt over verplicht dagen vakantie opnemen?

De Rotterdamse kantonrechter oordeelde onlangs nog dat Covid-19 geen grondslag is om werknemers te verplichten hun verlofuren te laten inleveren. Vragen staat wel vrij.

Dus dan ben je afhankelijk van je werknemer. Als je een redelijk verzoek doet om dagen op te nemen dan stemt je werknemer waarschijnlijk eerder in.

Vergeet ook niet dat vakantiedagen een herstelfunctie hebben, de zogenaamde ‘recuperatiefunctie’. Jullie hebben er natuurlijk allebei belang bij om te voorkomen dat je werknemer zich over de kop werkt. Wijs je werknemer daar dus op.

Bovendien vervallen per 1 juli van elk jaar de wettelijke vakantiedagen die in het kalenderjaar daarvoor zijn opgebouwd. Herinner je werknemer daar op tijd aan. Zo voldoe je ook nog eens aan je zorgplicht. Zeker ook na de uitspraak van de Hoge Raad van 23 juni 2023 is het wijsheid om actief je werknemers te infomeren dat ze hun vakantiedagen moeten opnemen en ze in staat te stellen vakantie te genieten. Anders kom je ook met de verjaring van bovenwettelijke vakantiedagen in de knel.

En nu?

Kondig je tijdig en schriftelijk vooraf aan dat je bepaalde vakantiedagen oplegt?

Ja? Dan mag het. Neem in je arbeidsovereenkomst of bedrijfsreglement op dat je vakantiedagen verplicht mag opleggen. Stel de dagen vervolgens elk kalenderjaar op tijd vast.

Nee? Dan mag het niet en ben je afhankelijk van instemming van je werknemer.

Beluister hier het radiofragment met mijn bijdrage aan de uitzending van Toine & Blok over het verplicht opleggen van vakantie.

Foto: Prisca Visser