Carla vermoedt dat één van haar administratief medewerkers heel veel mailt met zijn nieuwe vriendin. OK, een beetje mailen vindt ze best, maar de hele dag horen andere collega’s ping uit Kees zijn mobiel. Soms draait hij zijn scherm een beetje als Carla op de afdeling komt.
De eerste keer dat ze ernaar vroeg, ontkende Kees. Nee hoor, hij kreeg alleen werkmail binnen. Toen Carla hem vroeg naar de geluiden op zijn mobiel bood hij aan die voortaan op stil te zetten.
Uitgepraat? Of kan Carla hier iets aan doen?
Mag je werknemer privé mailen tijdens werktijd?
Ja. Het is tegenwoordig geaccepteerd als je werknemer tijdens werktijd privé activiteiten verricht.
Je stelt als werkgever een computer en vaak ook een telefoon ter beschikking. Dan moet je accepteren dat die communicatiemiddelen niet alleen voor het werk worden gebruikt, maar dat je werknemer ook privé-contacten onderhoudt.
Wat als je werknemer zijn werk niet afkrijgt?
Het privégebruik moet wel binnen zekere grenzen blijven. Als Kees zijn tijd buitenproportioneel besteedt aan mailen met zijn nieuwe liefde dan hoef je dat als werkgever niet toe te staan. Zeker niet als zijn mailgedrag ernstig ten koste gaat van zijn werkzaamheden.
Valt er dus op het functioneren van je werknemer iets af te dingen? Dan is het tijd voor een andere aanpak en kun je je werknemer aanspreken.
Wat als je werknemer ontkent en zich beroept op zijn privacy?
Carla zou niets liever willen dan in de mailbox van Kees kijken of hij inderdaad zoveel privé mailt als zij en zijn collega’s vermoeden. Helaas mag dat niet zo maar.
Wanneer mag je je werknemer dan wel controleren?
Carla heeft een doel om hem te controleren. Ze ziet namelijk dat Kees te weinig uit zijn handen krijgt. Het bedrijf van Carla kent bovendien een protocol waarin staat dat bepaald internet- en e-mailverkeer verboden is.
Nou is het vermoeden dat Kees gewoon teveel op een roze wolk zit en zijn nieuwe liefje continu mailt met smeuïge teksten en uitnodigingen voor weekendjes weg. Het gaat dus niet bepaald om het bezoeken van pornowebsites of het maken van seksafspraken.
Toch kan het proportioneel zijn dat Carla de inbox van Kees controleert. Alleen als ze er ook op een andere manier achter kan komen of Kees te veel mailt, moet ze eerst die weg bewandelen. En – ik zou haast zeggen gelukkig voor haar – het is niet OK om alle mailtjes van A tot Z te lezen. Als ze maar een indruk krijgt van de inhoud.
Natuurlijk moet Carla als goed werkgever handelen. Maar Kees moet zich er ook van bewust zijn dat hij als goed werknemer blijft functioneren. De belangen van Carla en Kees moeten dus worden afgewogen.
Tot slot moet Carla Kees vooraf informeren dat zij zijn mails gaat lezen. Carla had in het protocol opgenomen dat het haar als werkgever in bepaalde gevallen is toegestaan om privé mails te controleren. In die zin is Kees dus geïnformeerd. Hij zette zijn handtekening onder de ontvangst van het protocol.
Kan je werknemer nog een schadevergoeding eisen vanwege schending van zijn privacy?
Ja, in sommige gevallen kan dat en is dat ook nog eens succesvol voor je werknemer. Vooral als je als werkgever niet zo zorgvuldig te werk gaat als Carla. Leer vooral van de voorbeelden uit de rechtspraak:
Raadpleeg niet zomaar een dagboek op de laptop van een werknemer en verspreid de inhoud niet onder derden, zoals collega’s.
Soms moet je als werkgever wél een schadevergoeding wegens onrechtmatig handelen – schending van de privacy – betalen, ook als het onrechtmatig verkregen bewijs wel gebruikt mag worden.
Het innemen van een laptop zonder concreet vermoeden hoeft dus geen onrechtmatig bewijs op te leveren. En het levert niet in alle gevallen een vergoeding vanwege schending van privacy op.
Verwarrend? Niet als je zorgvuldig handelt.
Dus hoe zit het nou?
Je werknemer mag privé mailen tijdens werktijd, maar het mag niet de spuigaten uitlopen. Als je vermoedt dat je werknemer té veel bezig is met zijn privé en te weinig met zijn werk dan moet je net als Carla stilstaan bij de volgende 5 punten:
- Heb je een doel?
- Is er een grondslag?
- Denk aan proportionaliteit en subsidiariteit.
- Handel als goed werkgever en goed werknemer.
- Informeer je werknemer vooraf, bijvoorbeeld door middel van een protocol.
En nu?
Zorg voor een duidelijk beleid dat je vastlegt in een protocol en maak werknemers hiervan bewust.
Helder artikel. Prettig leesbaar!
Dank Myrthe!