Per ongeluk te veel salaris betaald – en nu?

Je werknemer Tim treedt uit dienst. De eindafrekening staat klaar. Per ongeluk drukt de administratie twee keer op de betaalknop. Ai. Nu ontvangt Tim zijn nog niet opgenomen vakantiedagen dubbel. En het waren er al zoveel.

Hoe krijg je dat geld nou weer terug? En heb je in soortgelijke situaties altijd recht op terugbetaling?

Te veel betaald heet ook wel onverschuldigd betaald

Als vaststaat dat je per ongeluk meer betaalde dan waar Tim recht op had dan noemen we dat een onverschuldigde betaling. Tim moet het aan jou terugbetalen. Simpel.

Toch gaat dat nog wel eens mis. Tip: handel snel. Zeker als het om een ex-werknemer gaat zoals Tim.

Te veel betaalde bedragen terughalen bij ex-werknemers

Je komt achter je fout. Je belt Tim en mailt hem met het vriendelijke en dringende verzoek direct het te veel betaalde bedrag terug te storten. Hij wil dat wel, maar heeft het al uitgegeven. Zegt hij. Of het klopt is een tweede. Maar je komt daar natuurlijk niet zomaar achter. Omdat hij een ex-werknemer is, valt er niets te verrekenen (zie hierna).

Je lost het alsnog op door een betalingsregeling af te spreken. Afhankelijk van de grootte van het bedrag laat je hem elke maand een termijn betalen. Stem de afspraken samen af en neem op dat als hij een termijn mist, het overgebleven bedrag weer in één keer opeisbaar is.

In een situatie waarin een werkgever de transitievergoeding twee keer betaalde, oordeelde de kantonrechter in Breda dat de ex-werknemer het bedrag moest terugbetalen. De rechter vond zichzelf niet bevoegd om een betalingsregeling op te leggen. Ook een beroep op de redelijkheid en billijkheid ging niet op, zelfs niet na de mededeling dat de ex-werknemer het bedrag echt niet in één keer kon ophoesten.

Verrekenen van te veel betaald salaris bij werknemers

Als het niet om Tim gaat, maar om een werknemer die nog bij je in dienst is, is het gemakkelijker om het onverschuldigd betaalde bedrag terug te krijgen. Je verrekent het dan gewoon met het volgende salaris.

Als het om een hoog bedrag gaat, is het misschien niet redelijk om het in één keer te verrekenen. Soms is het juridisch gezien ook niet mogelijk, omdat je werknemer tenminste de beslagvrije voet of het minimumloon moet overhouden. Spreek dan met je werknemer een aantal termijnen af waarin de verrekening plaatsvindt.

Wist je werknemer dat het te veel was?

Als je werknemer wist of kon weten dat hij te veel salaris ontving dan is het helder dat hij het bedrag moet terugbetalen.

Zo betaalde de belastingdienst een ambtenaar een te hoog salaris vanwege een verkeerde inschaling. Het was volgens de kantonrechter in Maastricht een overduidelijke fout. Tegen de lagere salarisschaal uit de communicatie tussen partijen had de ambtenaar namelijk niet geprotesteerd. Hij had dus in alle redelijkheid kunnen weten dat hij te veel salaris ontving. Zelfs al ging het om een behoorlijke lange periode van bijna twee jaar.

Maar soms mag je bedragen helemaal niet terugvragen

In mijn blog over loondoorbetaling tijdens ziekte gaf ik het voorbeeld van Marcel. Zijn werkgever betaalde tijdens het tweede ziektejaar 100% salaris door, terwijl dat volgens de wet en/of cao helemaal niet hoefde. Een loondoorbetaling van 70% was voldoende geweest.

In zo’n geval kun je het te veel betaalde niet zomaar terugvragen. Dat komt doordat je daarmee een bepaald vertrouwen bij je zieke werknemer hebt gewekt.

Dat wil trouwens niet zeggen dat je dan maar 100% moet blijven betalen. Kortom, zodra je erachter komt dat je te veel salaris betaald hebt tijdens ziekte, corrigeer het onmiddellijk door vanaf dat moment enkel te betalen waar je werknemer recht op heeft.

In een andere situatie waarin een werkgever per ongeluk uren voor slaapdiensten in tijd compenseerde én in geld uitbetaalde, moest hij waarschijnlijk wel even slikken. Als voor de werknemer niet kenbaar is dat er te veel is betaald dan vond het Hof Amsterdam dat het op basis van de redelijkheid en billijkheid niet OK is om de bedragen terug te vorderen. Stoppen mag wel. Maar terugvragen in zo’n geval dus niet.

En nu?

Kom je erachter dat je te veel salaris hebt betaald? Treuzel niet en neem direct contact op met je (ex-)werknemer. Spreek zo nodig een betalingsregeling af.

Foto Micheile Henderson via Unsplash